Investitionsantrag: Wirtschaftlichkeit

Systeme für das Beteiligungsmanagement sind aufgrund der vielfältigen Pflichten und dem wachsenden Organisationsbedarf ein must-have für jeden Konzern. Die Wirtschaftlichkeit speilt bei der fachlichen Entscheidung daher zunächst keine Rolle, trotzdem berichten Kunden regelmäßig von sehr kurzen Amortisationszeiten.

Nachdem die fachlich Entscheidung für ein OneSense Beteiligungsmanagement gefallen ist, verlangen viele Unternehmen im Rahmen des Investitionsantrages eine Wirtschaftlichkeitsberechnung. Dabei spielen natürlich individuelle Argumente die entscheidende Rolle – einige allgemein gültige  Hinweise zum Aufbau von Wirtschaftlichkeitberechnungen können hier aber gegeben werden.

1. Zeitersparnis durch “Finden statt Suchen”
   Die tagtäglich Arbeit besteht für viele Kollegen aus dem Zusammentragen und Abgleichen von Daten aus Verträgen mit den Beteiligungen. Diese Arbeit fällt völlig weg, denn in OneSense werden alle Daten und Dokumente in der korrekten Historie an einer zentralen Stelle angeboten.
   In einem Kundenprojekt wurde ein Potential von 15% – 25% für je 2 Mitarbeitern in 6 Abteilungen angenommen.
2. Zeitersparnis durch Abschaffung Doppelarbeit:
   Jeden Konzern treffen eine Vielzahl von Pflichten im Umfeld der Unternehmensbeteiligungen. Diese werden selbstverständlich auch vor der Einführung eines OneSense Beteiligungsmanagements erfüllt, wobei eine abteilungsorientierte Arbeitsweise typisch ist. Dabei werden viele Daten in jeder Abteilung – also insgesamt mehrfach – verwaltet. Der dadurch entstehende sinnlos Aufwand ist erheblich.
3. Qualität erspart Kosten
   Die gemeinsame Arbeit auf einer einheitlichen, widerspruchsfreien Datenbasis reduziert den Aufwand für Fehlerbehebungen, Nacharbeiten und Qualitätsprüfungen enorm. Insbesondere vor Jahresabschlüssen oder großen Umgestaltungen ist dieser Effizienzgewinn entscheidend.
4. Sicherheit erspart Kosten und verbessert Ergebnisse
   Durch die gemeinsame Arbeit entsteht eine mehrfach gesicherte Datenbasis, denn sie wird aus vielen Blickwinkeln betrachtet. Am Beteiligungsmanagement beteiligt sind die Abteilungen: Finanzbuchhaltung, Konsolidierung, Treasury, Rechtsabteilung, M&A, Vorstandsbereich (Mandate) und Öffentlichkeitsarbeit. Die gesicherte Daten- und Dokumentenbasis garantiert erheblich bessere Entscheidungen in vielen Vorgängen, weil mehr und bessere Daten hinzu gezogen werden können.
5. Wegfall von externen Dienstleistern
   Viele der durch OneSense erfüllten Aufgaben werden ohne OneSense durch externe Dienstleister erfüllt. Vorbereitungsarbeiten von Jahresabschlüssen und Gesellschafterversammlungen, Analysen und Datenraum-Erstellungen bei M&A – Projekten, Erstellung von Konzerndarstellungen und Analysen, etc. sind nur einige Beispiele. In einem Kundenprojekt konnte die Zahl der externen Anwälte um 1 Stelle reduziert werden.
6. Zeitgewinn durch Wegfall von Medienbrüchen
   Vor er Weitergabe an andere Abteilungen werden Daten häufig aufbereitet und in eine passende Form gebracht. Beispielsweise für die Anlagenbuchhaltung wurden in einem Kundenprojekt regelmäßig von 5 Abteilungen Daten zusammen getragen. Der Aufwand war erheblich. In der empfangenden Abteilung wurden die Daten erneut aufbereitet um sie in einem teilautomatischen Prozess in ein Buchhaltungssystem zu importieren. Mit OneSense fallen alle Medienbrüche weg.
7. Zeitgewinn durch Automatisierung.
   Die Automatisierung von OneSense löst eine Vielzahl von manuellen Arbeiten ab. Beispielsweise die Terminerinnerung kann vollautomatisch E-Mails versenden, wenn Wiedervorlagetermine erreicht wurden, oder wenn an regelmäßige Pflichten erinnert werden soll. Die Funktion bietet die Möglichkeit nur in bestimmten Datenkonstellationen (nur wenn es wirklich nötig ist) Erinnerungen zu versenden. Zudem kann bei nicht erfolgter Pflege eine Eskalation der Erinnerung an Kollegen oder Vorgesetzte erfolgen.
   Die automatische Terminerinnerung kann eine händische Terminverwaltung vollständig ablösen. In einem Kundenprojekt konnte eine halbe Hilfskraft-Stelle für andere Aufgaben eingesetzt werden.

Der eigentliche “Return on investment” eines Beteiligungsmanagement-Systems liegt in der sicheren Transparenz und der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Trotzdem ergibt sich in den realen Projekten zusätzlich eine sehr schnelle Amortisation durch eine Vielzahl von Einsparungen.