Gremienmanagement: Von der Vorlage zum Beschluss
Umfassendes Beschlusswesen über alle Stadien von der Einreichung, über mehrstufige Prüfungen bis zum Termin der Nachbereitung und Ablage. Hoher Automatisierungsgrad und Transparenz für Beteiligte. Mandate und Gremien auch von externen Personen und Gesellschaften.
Alle Daten stehen jederzeit für Auswertungen und Statusberichte zur Verfügung. Transparenz über Beschlusslage, beteiligte Stakeholder und folgende Prozessschritte ist jederzeit – auch bei Verschiebungen, abweichenden Terminverläufen und im Vertretungsfall – sicher gestellt. Durch die proaktive E-Mail Benachrichtigung und Terminerinnerungsfunktion ist jeder Prozessteilnehmer stets umfassend informiert.
OneSense bietet mit dem Gremienmanagement eine umfassende, anpassbare und beliebig ausbaubare Lösung für alle Anforderungen rund um das Management von Daten und Dokumenten zu Gremien, Sitzungen, Mandaten und Beschlüssen.
Gremienmanagement: 30 gute Gründe
| Argument | Erläuterung |
|---|---|
| Bewährt, stabil, belastbar | Das Gremienmanagement basiert auf der OneSense Database, die ihre Zuverlässigkeit in einer Vielzahl von Installationen unter Beweis stellt. |
| Revisionssicher und compliant | Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Datenänderungen. |
| Extrem effizient | Keine Mehrfachpflege von Daten oder Dokumenten - eine zentrale Datenbank als Arbeitsmittel für jeden Prozessbeteiligten |
| Vollständige Abbildung aller Bereiche | Die Software beinhaltet die Verwaltung von Unternehmen, Gremien, Gremiensitzungen, Personen, Mandaten und Beschlüssen. |
| Workflow, sichere Nutzerführung | Jeder Beschluss besitzt einen eindeutigen (Freigabe-) Status, der von verschiedenen Faktoren abhängig, die Anzeige des Beschlusses in unterschiedlichem Kontext steuert. Der Status steuert ebenfalls die für den Beschluss notwendigen Daten und Dokumente (Voraussetzung für den nächsten Status) und die Sichtbarkeit für unterschiedliche Prozessteilnehmer. |
| Dokumentenmanagement | Das Gremienmanagement bietet eine echte Integration der Dokumentenverwaltung in die Datenverwaltung und deren Historisierung |
| Historisierung | Die automatische Protokollierung der Änderung von Daten und Dokumente im Zeitablauf ist wesentlich für das Gremienmanagement. Einzigartig ist die Möglichkeit, als Nutzer einen beliebigen Betrachtungszeitpunkt einzunehmen und so beispielsweise die Perspektive zum Zeitpunkt einer Entscheidung nachzustellen. |
| Unternehmen | Im Gremienmanagement werden Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen gepflegt. Darunter sind: * Das Unternehmen, dessen Gremien verwaltet werden (mehrere Unternehmen sind möglich) * Arbeitgeber * Wirtschaftsprüfer / Prozessbeteiligte * Teilnehmer am Workflow (Umsetzung einer Maßnahme) * Mandatsträger / Entsender von Mandatsträgern (Bankmandat) * Abbildung von Institutionen Der Stammdatensatz eines Unternehmens muss trotz der mehrfachen Verwendung nur einmalig gepflegt werden. |
| Gremium | Es können sowohl gesellschaftsrechtlich verpflichtende Gremien, als auch beliebige andere Gremien umfassend verwaltet werden. Im Gremium lassen sich alle Daten zusammenfassend auswerten, die in den zugeordneten Gremiensitzungen, Mandaten und Beschlüssen verwaltet werden. |
| Gremiensitzung | Eine Gremiensitzung ist stets einem konkreten Gremium zugeordnet. Die Sitzung kann geplant, vorbereitet und dokumentiert werden. Während der Sitzung können Beschlussfassungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten online erfasst und automatisch sofort weiter geleitet werden. |
| Beschlüsse - Tagesordnungspunkte | Aus den Beschlüssen, die (nach Workflow) zu Gremiensitzungen zugeordnet wurden, werden automatisch die Tagesordnungspunkte erstellt. |
| Weitere Tagesordnungspunkte | Es können beliebig weitere Tagesordnungspunkte erstellt und Gremiensitzungen zugeordnet werden |
| Person | Die natürliche Person (Mensch) ist - ähnlich wie das Unternehmen - ein zentraler Informationsträger mit verschiedenen Rollen: * Mandatsträger * Entscheidungsträger / Bevollmächtigter * Beschluss-Owner (Ideengeber) * Beschluss-Manager (Prozessverantwortlicher) * Sitzungsteilnehmer |
| Mandat | Als Beziehung zwischen Personen und Gremien können von jeder Person beliebig viele Mandate gehalten werden. Ebenso können in jedem Gremium beliebig viele Mandate angelegt sein. Mandate werden nur über einen definierten Zeitraum gehalten, Befristungen, Nachfolgen und Auslaufmandate können festgelegt und automatisiert überwacht werden. Berufungsurkunden und Verträge werden im Mandat gepflegt, Geschäftsordnungen vom jeweiligen Gremium übernommen (nur 1x zu pflegen). |
| Beschluss | Während des gesamten Workflows wird im Verfahren mit dem ursprünglich vom Ideengeber angelegten Stammdatensatz gearbeitet (kein Systembruch / Medienwechsel). Die jeweiligen Voraussetzungen für folgende Stati sichern eine Qualitätssicherung aller Daten und eine sichere Berücksichtigung der Entscheidungswege im Institut. Durch die gleichzeitige Arbeit mehrerer Beteiligter an demselben Datensatz werden abweichende Informationsstände und Mehrfachbearbeitungen verhindert und eine klare Entscheidungsbasis gesichert. |
| Umlaufbeschluss | Beschlüsse können besonders einfach als Umlaufbeschlüsse - also unabhängig von einer konkreten Gremiensitzung - erstellt und bearbeitet werden. Eine papierlose Freigabe ist auf Basis des ausgereiften Berechtigungssystems möglich. |
| Benachrichtigungssystem | Bei jeder Änderung - beispielsweise bei einer Unterbrechung eines Workflows - können automatisch Benachrichtigungen (E-Mail) versendet werden. |
| Wiedervorlage | Im System können an verschiedenen Stellen Wiedervorlagen (Termine) eingetragen werden. Automatismen zur regelmäßigen Wiedervorlage sind möglich An diese Termine kann automatisch per Benachrichtigung (E-Mail) erinnert werden. |
| Eskalation | Werden beispielsweise Wiedervorlagen nicht beachtet, bietet das System eine automatische Eskalation zu einem Vertreter oder einem Vorgesetzten. |
| Prozess-Schritt "Absage" | Auch die Absage eines Beschlussvorschlags ist als Prozessschritt ausdrücklich vorgesehen um die Begründung, die Entscheidungsträger und den Abbrurchzeitraum zu dokumentieren. |
| Mehrere Gremien | Die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Gremien mit individuellen Beschlussworkflows ist möglich. |
| Breite Nutzergruppe | Das browserbasierte System kann Mitarbeitern und externen Prozessteilnehmern unabhängig von deren Standort zur Verfügung gestellt werden. |
| Regeln werden eingehalten | Das System sichert die ständige Überprüfung von Prozessregeln. Dabei ist es sowohl möglich Regeln verpflichtend zu gestalten (ohne Einhaltung kann das System nicht genutzt werden), als auch die Einhaltung von Regeln (z.B.: Daten / Dokumente fehlen) automatisiert einzufordern. |
| Ad hoc Berichtswesen | Über alle im Verfahren verwalteten Informationen und Dokumente können jederzeit beliebig zusammengestellte Listen erstellt und exportiert werden. Diese Datenzusammenstellungen können als Suchanfrage gespeichert und so als Standard definiert und mit Kollegen geteilt werden (Collaboration). |
| Standard-Berichtswesen | Alle im System verwalteten Daten und Dokumente können verwendet werden, um formularbehaftete Standardberichte zu definieren. Diese Standardberichte stehen jedem (berechtigten) Benutzer jederzeit zur Verfügung. |
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