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Gremienmanagement

Gremienmanagement: Von der Vorlage zum Beschluss

Umfassendes Beschlusswesen über alle Stadien von der Einreichung, über mehrstufige Prüfungen bis zum Termin der Nachbereitung und Ablage. Hoher Automatisierungsgrad und Transparenz für Beteiligte. Mandate und Gremien auch von externen Personen und Gesellschaften.

Alle Daten stehen jederzeit für Auswertungen und Statusberichte zur Verfügung. Transparenz über Beschlusslage, beteiligte Stakeholder und folgende Prozessschritte ist jederzeit – auch bei Verschiebungen, abweichenden Terminverläufen und im Vertretungsfall – sicher gestellt. Durch die proaktive E-Mail Benachrichtigung und Terminerinnerungsfunktion ist jeder Prozessteilnehmer stets umfassend informiert.

OneSense bietet mit dem Gremienmanagement eine umfassende, anpassbare und beliebig ausbaubare Lösung für alle Anforderungen rund um das Management von Daten und Dokumenten zu Gremien, Sitzungen, Mandaten und Beschlüssen.

Gremienmanagement: 30 gute Gründe

ArgumentErläuterung
Bewährt, stabil, belastbarDas Gremienmanagement basiert auf der OneSense Database, die ihre Zuverlässigkeit in einer Vielzahl von Installationen unter Beweis stellt.
Revisionssicher und compliantVollständige Nachvollziehbarkeit aller Datenänderungen.
Extrem effizientKeine Mehrfachpflege von Daten oder Dokumenten - eine zentrale Datenbank als Arbeitsmittel für jeden Prozessbeteiligten
Vollständige Abbildung aller BereicheDie Software beinhaltet die Verwaltung von Unternehmen, Gremien, Gremiensitzungen, Personen, Mandaten und Beschlüssen.
Workflow, sichere NutzerführungJeder Beschluss besitzt einen eindeutigen (Freigabe-) Status, der von verschiedenen Faktoren abhängig, die Anzeige des Beschlusses in unterschiedlichem Kontext steuert. Der Status steuert ebenfalls die für den Beschluss notwendigen Daten und Dokumente (Voraussetzung für den nächsten Status) und die Sichtbarkeit für unterschiedliche Prozessteilnehmer.
DokumentenmanagementDas Gremienmanagement bietet eine echte Integration der Dokumentenverwaltung in die Datenverwaltung und deren Historisierung
HistorisierungDie automatische Protokollierung der Änderung von Daten und Dokumente im Zeitablauf ist wesentlich für das Gremienmanagement. Einzigartig ist die Möglichkeit, als Nutzer einen beliebigen Betrachtungszeitpunkt einzunehmen und so beispielsweise die Perspektive zum Zeitpunkt einer Entscheidung nachzustellen.
UnternehmenIm Gremienmanagement werden Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen gepflegt. Darunter sind:
* Das Unternehmen, dessen Gremien verwaltet werden (mehrere Unternehmen sind möglich)
* Arbeitgeber
* Wirtschaftsprüfer / Prozessbeteiligte
* Teilnehmer am Workflow (Umsetzung einer Maßnahme)
* Mandatsträger / Entsender von Mandatsträgern (Bankmandat)
* Abbildung von Institutionen
Der Stammdatensatz eines Unternehmens muss trotz der mehrfachen Verwendung nur einmalig gepflegt werden.
GremiumEs können sowohl gesellschaftsrechtlich verpflichtende Gremien, als auch beliebige andere Gremien umfassend verwaltet werden. Im Gremium lassen sich alle Daten zusammenfassend auswerten, die in den zugeordneten Gremiensitzungen, Mandaten und Beschlüssen verwaltet werden.
GremiensitzungEine Gremiensitzung ist stets einem konkreten Gremium zugeordnet. Die Sitzung kann geplant, vorbereitet und dokumentiert werden. Während der Sitzung können Beschlussfassungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten online erfasst und automatisch sofort weiter geleitet werden.
Beschlüsse - TagesordnungspunkteAus den Beschlüssen, die (nach Workflow) zu Gremiensitzungen zugeordnet wurden, werden automatisch die Tagesordnungspunkte erstellt.
Weitere TagesordnungspunkteEs können beliebig weitere Tagesordnungspunkte erstellt und Gremiensitzungen zugeordnet werden
PersonDie natürliche Person (Mensch) ist - ähnlich wie das Unternehmen - ein zentraler Informationsträger mit verschiedenen Rollen:
* Mandatsträger
* Entscheidungsträger / Bevollmächtigter
* Beschluss-Owner (Ideengeber)
* Beschluss-Manager (Prozessverantwortlicher)
* Sitzungsteilnehmer
MandatAls Beziehung zwischen Personen und Gremien können von jeder Person beliebig viele Mandate gehalten werden. Ebenso können in jedem Gremium beliebig viele Mandate angelegt sein. Mandate werden nur über einen definierten Zeitraum gehalten, Befristungen, Nachfolgen und Auslaufmandate können festgelegt und automatisiert überwacht werden.
Berufungsurkunden und Verträge werden im Mandat gepflegt, Geschäftsordnungen vom jeweiligen Gremium übernommen (nur 1x zu pflegen).
BeschlussWährend des gesamten Workflows wird im Verfahren mit dem ursprünglich vom Ideengeber angelegten Stammdatensatz gearbeitet (kein Systembruch / Medienwechsel). Die jeweiligen Voraussetzungen für folgende Stati sichern eine Qualitätssicherung aller Daten und eine sichere Berücksichtigung der Entscheidungswege im Institut.
Durch die gleichzeitige Arbeit mehrerer Beteiligter an demselben Datensatz werden abweichende Informationsstände und Mehrfachbearbeitungen verhindert und eine klare Entscheidungsbasis gesichert.
UmlaufbeschlussBeschlüsse können besonders einfach als Umlaufbeschlüsse - also unabhängig von einer konkreten Gremiensitzung - erstellt und bearbeitet werden. Eine papierlose Freigabe ist auf Basis des ausgereiften Berechtigungssystems möglich.
BenachrichtigungssystemBei jeder Änderung - beispielsweise bei einer Unterbrechung eines Workflows - können automatisch Benachrichtigungen (E-Mail) versendet werden.
WiedervorlageIm System können an verschiedenen Stellen Wiedervorlagen (Termine) eingetragen werden. Automatismen zur regelmäßigen Wiedervorlage sind möglich An diese Termine kann automatisch per Benachrichtigung (E-Mail) erinnert werden.
EskalationWerden beispielsweise Wiedervorlagen nicht beachtet, bietet das System eine automatische Eskalation zu einem Vertreter oder einem Vorgesetzten.
Prozess-Schritt "Absage"Auch die Absage eines Beschlussvorschlags ist als Prozessschritt ausdrücklich vorgesehen um die Begründung, die Entscheidungsträger und den Abbrurchzeitraum zu dokumentieren.
Mehrere GremienDie gleichzeitige Verwaltung mehrerer Gremien mit individuellen Beschlussworkflows ist möglich.
Breite NutzergruppeDas browserbasierte System kann Mitarbeitern und externen Prozessteilnehmern unabhängig von deren Standort zur Verfügung gestellt werden.
Regeln werden eingehaltenDas System sichert die ständige Überprüfung von Prozessregeln. Dabei ist es sowohl möglich Regeln verpflichtend zu gestalten (ohne Einhaltung kann das System nicht genutzt werden), als auch die Einhaltung von Regeln (z.B.: Daten / Dokumente fehlen) automatisiert einzufordern.
Ad hoc BerichtswesenÜber alle im Verfahren verwalteten Informationen und Dokumente können jederzeit beliebig zusammengestellte Listen erstellt und exportiert werden. Diese Datenzusammenstellungen können als Suchanfrage gespeichert und so als Standard definiert und mit Kollegen geteilt werden (Collaboration).
Standard-BerichtswesenAlle im System verwalteten Daten und Dokumente können verwendet werden, um formularbehaftete Standardberichte zu definieren. Diese Standardberichte stehen jedem (berechtigten) Benutzer jederzeit zur Verfügung.

 

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