Die hier genannten Punkte sind als freie Sammlung von Anforderungen an eine Softwarelösung für Investmentbanken zu verstehen.

Das OneSense Beteiligungsmanagement erfüllt von diesen Anforderungen nur diejenigen, die sich auf die historisierende Speicherung der Beteiligungsdaten und Dokumente beziehen.

Erwartungshaltung an Softwarelösungen

alle wichtigen Abläufe im Beteiligungsmanagement von Venture Capital- /Private Equity-Gesellschaften müssen unterstützt werden

Anforderungen im Bereich Dealflow (Akquise, erster Kontakt, Due Diligence)

• durchgängig roter Faden vom ersten Kontakt bis zum Exit
• Anfragenverwaltung
  • Systematisierung der Anfragen hinsichtlich mgl. Fonds und Höhe wg. Verfügbarkeit der Mittel in Fonds und Entscheidung für Zu- oder Absage;
  • Auswertungen der Dealflowliste bzw. Anfragen/Prüfung/Verträge für Informationen im Lagebericht
  • Kontakt- und Aktivitätenverwaltung
  • Erfassung sämtlicher Aktivitäten und Ablage von Dokumenten im System, z.B.Entgeltschreiben, Zahlungserinnerungen…)
  • Pflege sämtlicher relevanten Informationen zum Beteiligungsnehmer (frei definierbar), unter anderem zum Geschäftsumfeld und den wirtschaftlichen Verhältnissen (Planzahlen, BWAs etc.) (Portfolioliste, Liste Genehmigungen Beteiligungen)
  • Terminverwaltung/ Wiedervorlagenfunktion
  • Beteiligungsunternehmen, übrige Geschäftskontakte hinsichtlich Zustimmungen, Entgelte, Reporting…
• Meilensteinüberwachung
  • Erfassung Inhalt, Höhe, Zeitliche Planung; Meilensteinprüfung + Doku; Avisierung Zahlung
  • Koordination von Gremiensitzungen
• Aufsichtsorgane Beteiligungsunternehmen; Fondsgesellschaften
  • Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung (allg. alle Geschäftskontakte)
  • Dealflow-Status
  • To Do-Listen
  • Auswertungen/Berichte zu Finanzdaten von Beteiligungsnehmern (Mehrjahres- sowie Soll-Ist-Vergleiche zur VFE-Lage, Liquiditätsstatus, Cashflow, Plandaten etc.)
• Erfassung Status Reporting (Turnus Reporting – Regelung im Vertrag – monatlich, quartalsweise…,)
• Erfassung Eingang Reporting/Jahresabschluss (Datum, Art Reporting – z.B. BWA, SUSA, Abschluss mit Konten, Liquidität…)
• Erfassung Erinnerung der Unternehmen wg. Fälligkeit
• Erfassung Bearbeitungstand des Reportings durch IM und Beteiligungscontrolling
• Erfassung von Besonderheiten zum Reporting (z.B. Umsatzkostenverfahren, abweichendes Geschäftsjahr…)
• Erfassung der Planzahlen (monatlich, jährlich für mindestens für Abschlussposten (Ertrags- und Vermögensplan) –Möglichkeit der Erfassung von mehreren Jahren
• Erfassung Stand Eigenkapital
• Erfassung Stand Liquidität, Liquiditätsreichweite, Einschätzung IM, Anstehende Finanzierungsrunde (Höhe gesamt, Anteil Fonds)
• Erfassung Bonitätsindex nach Creditreform und PD (Wahrscheinlichkeit, dass ein Kreditnehmer innerhalb eines Jahres ausfällt)
• Plan- Ist-Vergleich über sämtliche GUV-posten (z.Zt. Umsatzerlöse, Gesamtleistung, EBIT, Jahresergebnis, Mitarbeiter)
• Verbale Einschätzung der Abweichungen je erfassten Posten (Hinterlegung von Definitionen für %-Abweichungen – z.B. „im Plan“; unter Plan, deutlich unter Plan, über Plan, deutlich über Plan….)
• Erfassung der Gesamtbeurteilung des IM durch „Ampel“
• Erfassung von Bewertungen (Einstiegsbewertung – Wert, Präferenenzen… ; Folgebewertungen, Zielbewertung bei Exit)
• Geplantes Exitjahr
• Berechnung von Unternehmenswerten (DCF, Multiple…)

Anforderungen zum INVESTMENT

• Qualifizierung des Investments (Art, Finanzierungsphase etc.)
• Erfassung der Daten zum Investment (Adressen, Ansprechpartner des UN, Art des Investments (stille/ offene Beteiligung, Darlehen etc.), Finanzierungsphase (start-up, expansion), evtl. Stand des Investments (Eingang, Ablehnung, Prüfung, DD, Genehmigt, Beteiligung, Abgesagt), Betreuer, Kapitalbedarf insg. / Kapitalbedarf)
• Möglichkeit Investment von der Art zu ändern, z. Bsp. nach erfolgter Wandlung von einer stillen zu einer offenen Beteiligung
• Individuell definierbare Investmentstufen (Lebenszyklus)
• Zuordnung Investment zu Fonds
• Möglichkeit der Selektion nach Beteiligungsunternehmen und Fonds
• ein Beteiligungsunternehmen kann in verschiedenen Fonds sein
• zuordnen der Investments zu Investmentmanager und Vertreter, Selektion muss möglich sein
• Limit-Verwaltung
• Erinnerung / Hinweis, wenn Finanzierungsreichweite im Fonds nahezu erschöpft ist; d.h. Grenzen müssen individuell definierbar sein
• Abbildung Zahlungsflüsse zum Investment
• Definition verschiedener Zahlungsflussarten
• Zahlungsflüsse können sein: Auszahlung Stammkapital, Auszahlung Agio (Meilensteine), Auszahlung Darlehen, Anteilskauf und Anteilsverkauf, Aktienkauf/Aktienverkauf, feste und gewinnabhängige Entgelte, Tilgungen
  à siehe Zahlungsflussarten SAP (Verknüpfung zu SAP)
• Darstellung Refinanzierungskosten (vgl. TIB Darlehen für Investment)
• Definition Ertragsarten am Zahlungsfluss
• Darstellung des zukünftigen Zahlungsflusses
• Koppelung zur Planung der einzelnen Fonds (PET, PET II, TIB..)
• Verknüpfung Vertrag des Investment mit geplanten zukünftigen Zahlungsflüssen (Entgelte, Tilgungen, Ausschüttungen)
• Möglichkeit zukünftige Managementfees ebenso abzubilden à automatische Berechnung, durch Vorgabe der Parameter (Prozentsatz, Bemessungsgrundlage, Zahlungsperiode)
• Bewertung nach EVCA-Richtlinien
• Bewertungsmethoden „price-of-recent-investment“, Bewertung nach AK etc.
• Bewertungsmodelle vordefiniert hinterlegt – Möglichkeit der automatischen Berechnung
• Bewertungsturnus: quartalsweise
• Möglichkeit des Ausdruckes eines Formblattes, welches die Bewertungsmethode, die Änderung der Bewertung des Investments im jeweiligen Fonds zeigt und den Grund der Bewertungsänderung angibt (Planabweichung, Entgelte wurden nicht gezahlt etc.), mit der Möglichkeit zur Bestätigung durch Unterschriften (Grundlage für EWB-Buchung)

Rating (definierbar)

• Ratingerfassung derzeit nur die Ratings von creditreform
• Onlinezugang zu creditreform ??
• Individuell definierbare Ertragsarten (feste Entgelte, gewinnabhängige Entgelte etc.)
• Offene Posten-Verwaltung
• Offene Posten-Verwaltung derzeit nur über SAP für die jeweiligen Fonds einzeln auswertbar
• Offene-Posten-Verwaltung selektierbar nach Unternehmen und Betreuer und über alle Fonds darstellbar
• Ebenso Möglichkeit Offene-Posten auch händisch separat einzufügen / einzustellen

Anforderungen zur Fondsverwaltung

• alle Zahlungsflüsse auch aus Fondssicht darstellbar
• Anzeigen der Summe aller Zahlungsaus- und –eingänge (z.B. Auszahlungen, Rückflüsse, Entgelte) innerhalb eines frei wählbaren Zeitraumes und der entsprechenden Aufgliederung
• Darstellung der verfügbaren Mittel von Fonds
• Gesamtsumme der frei verfügbaren Mittel -> Übersicht analog derzeit bestehender Darstellung:
  Gebundene Mittel: Zusagen über LOI, Vorlage im Investitionsausschuss, offene Finanzzusagen, Verbindlichkeiten und andere Zahlungsverpflichtungen, Managementgebühren, -kosten, Zinsaufwendungen, Zahlung Tilgungen, ausstehende Kapitaleinzahlungen oder Dividende)
• Übernahme der entsprechenden Banksalden zur Weiterverarbeitung notwendig (Schnittstelle zu Multicash, etc.)
• Erfassung: LOI, Daten Investitionsausschuss, Verbindlichkeiten, andere Zahlungsverpflichtungen, Managementgebühren, -kosten, Zinsaufwendungen, Zahlung Tilgungen, ausstehende Kapitaleinzahlungen, Dividende)
• Hinweis, wenn verfügbare Mittel „knapp“ werden
• Verwaltung der Fondsgesellschafter mit Einlagen, Ein- und Auszahlungen
  • Adressverwaltung, Ansprechpartner, Empfänger für Reportings etc., Übersicht der zugesagten, abgerufenen, eingezahlten und abrufbaren Mittel mit Zuordnung zu entsprechenden Beteiligungsunternehmen, für die abgerufen wurde bzw. für welche Kosten die Mittel verwendet wurden
• Darstellung von Fondsbeteiligungen
  • Übernahme Portfolioliste
  • Übersicht sollte zu jedem frei wählbaren Zeitpunkt erstellbar sein (Quartalsabschluss, etc.)
  • Möglichkeit des Abrufs der Daten für die quartalsweise BVK-Statistik
• Projektion von Zahlungsflüssen in die Zukunft (Finanz- und Liquiditätsplanung)
  • Voraussetzung: Übernahme der Finanz- und Liquiditätsplanung der einzelnen Fonds

Anforderungen zum Berichtswesen/Auswertungen allgemein

• Reportgenerator mit vorgefertigten Berichten, Listen, Auswertungen, Anschreiben
  • Hinterlegung der allg. Anforderungen zum Reporting je Fonds /Gesellschaft (Zeit, Inhalt, Adressatenkreis…)
  • Muster Investorenreporting je Fonds quartals- bzw. halbjahresweise (z.Zt. PET, PET II, ThGF, TI, VCT) mit generierten Zahlenteilen und verbalen Zusammenfassungen Controlling (Beurteilung im Vergleich zum Plan; Bewertungszusammenfassung) und Freifeldern für die IM’s zur Einschätzung der Unternehmensentwicklung (wichtige Ereignisse, Ausblick, Freifelder für zusammenfassende Beurteilung zum Beteiligungsunternehmen)
  • Übermittlung von Konzerninformationen: Bank –Reporting, PET und PET II quartalsweise (Soll- Ist Vergleich; Muster; Felder zu Erläuterungen der Besonderheiten)
  • Fondsbezogenes Reporting z.B. für AR-Berichterstattung
  • Auswertungen zum „aktuellen Portfolio“ für Gesellschafterversammlungen, Ausschusssitzungen
• Möglichkeit der Definition/Design von Berichten, bspw. Offene Posten Forderungen
• Neuanlagen von Berichten
• eigene Anpassung der Musterberichte, Ergänzung von Feldern
• einfache Exportmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung/Analyse u.a. nach MS Excel
• Möglichkeit von Portfolioanalysen
  • Für verschiedene Adressaten – i.d.R. keine Mustervorlage

weitere allgemeine Anforderungen:

• automatisierte Erfüllung des KWG Meldewesens
• Nutzerrechteverwaltung über Nutzergruppen
• Konfigurierbarkeit der Benutzeroberfläche
• Revisionssicherheit
• AIFM-Tauglichkeit
• Volltextsuche in allen Listen
• mobile Nutzung (ggf. nur in Teilbereiche wie Auswertungen/Berichten)
• historische Datenverwaltung/taggenaue Protokollierung von Änderungen

Anforderungen zur EDV/IT:

• Betriebssystem ab Windows XP
• Architekturvarianten (32-Bit und falls erforderlich 64-Bit)

Anforderungen zu übrigen Geschäftsbeziehungen

• Rechtsanwälte (Kontakte, Angebote, Rahmenverträge, Einzelverträge)
• Wirtschaftsprüfer
• Versicherungen
• Banken