Herzlich Willkommen!

Auf dieser Webseite bieten wir Ihnen individuell für Sie zusammengestellte Informationen zum OneSense Beteiligungsmanagement. Die Seite erscheint nicht in der öffentlichen Menuestruktur von www.onesense.de.

Im Laufe unserer Zusammenarbeit werden wir die Seite weiter ergänzen und Ihnen so stets einen aktuellen Überblick über Ihr OneSense-Einführungsprojekt geben. Gerne können Sie die Adresse der Seite an interessierte Kollegen und Projektteilnehmer weiter geben.

Wir freuen uns sehr über den Kontakt zu Ihnen.

---

Zusammenfassung

Aus der Vielzahl der Themen haben wir für Sie folgende Auswahl getroffen:

• Kurzdarstellung OneSense Beteiligungsmanagement
• Historie (wie genau), Korrektheit, Garantie….
• Einfaches Neu-Anlegen von Unternehmen, Kapitalien, Anteilen, Gremien, Mandaten, Personen.
• Dokumentenmanagement
• Erstellung von Organisationscharts
• Such- und Filterfunktionen
• Berechtigungsmodell
• Workflow 4-Augen-Prinzip
• Gespeicherte Suchen – Ad hoc Report
• Excel-Migration
• Erstellung und Verwaltung von Gesellschafterbeschlüssen
• Wiedervorlagen
• Fristen verwalten
• Workflow
• Investitionsantrag: Wirtschaftlichkeit
• Kunden und Referenzen OneSense Beteiligungsmanagement
• Typische funktionelle Kundenwünsche (Vorlage für fachliche Bewertung)

---

Vorab:

Woran erkennt man ein sicheres Beteiligungsmanagement-System? Es sind die Funktionen und es reichen drei Fragen:

• Beherrscht das System die automatische Quotenerrechnung nach mehreren Berechnungsmethoden?
• Beherrscht das System die Abbildung von Unternehmen mit deren kompletter Kapitalstruktur (mehrere Kapitalien je Unternehmen möglich)?
• Beherrscht das System die automatische Erfüllung des Meldewesens, also die Erzeugung von Meldungen auf Basis der Datenpflege?

Systeme, die nicht wenigstens potentiell diese Funktionen besitzen, sind kein Beteiligungsmanagement, sondern nur Stammdarenverwaltungen.

und: Das System muss sehr einfach zu bedienen sein, denn es kann potentiell auch von unerfahrenen Usern in Tochtergesellschaften genutzt werden.

---

Ausgangssituation

• Ihr Unternehmen besitzt eine Vielzahl von Unternehmensbeteiligungen.
• Die Daten zu den Beteiligungen werden in unterschiedlichen Abteilungen in mehreren Listen und auf gemeinsamen Laufwerken verwaltet.
• Sie haben erkannt dass diese Art der Datenverwaltung aufwändig und fehleranfällig ist
• Sie haben erkannt dass diese Art der Datenverwaltung den Vorschriften widerspricht und keine Sicherheit bietet.
• Sie suchen ein zertifiziertes und umfassendes System, welches einfach einzuführen und zu erlernen ist.

Dann haben Sie mit dem OneSense Beteiligungsmanagement das richtige System gefunden.

---

Kurzdarstellung OneSense

• Einfach zu bedienen
• Extrem leistungsfähig
• Viele Automatisierungen
• Historisierende Datenverwaltung mit Zeitreisen
• Mit Dokumentenverwaltung (echte Integration)
• Leistungsfähige, automatische Grafik-Erstellung
• Verwaltet werden:
  • Unternehmen
  • Anteile
  • Quoten (errechnet)
  • Personen
  • Mandate
  • Gremien
  • Abschlüsse
  • Kapitalbestände
  • etc.
• Preiswert in Anschaffung und problemlos im Betrieb

---

Screenshots:

---

Historie (wie genau), Korrektheit, Garantie….

OneSense speichert bei jeder Datenpflege (1) den genauen Zeitpunkt der Pflege und (2) den Wirksamkeits-Stichtag der Dateneingabe.

Damit ist es möglich “Heute” (Datenpflege) eine Information mit Wirksamkeit (beispielsweise) zum 01.01.2015 einzugeben. Beispiel:
Der User erhält erst heute die Information dass zum 01.01.2015 ein Vertrag geändert wurde.

OneSense stellt dabei SICHER dass aus den verschiedenen Datenpflegen ein verlässlichen und vollständiges Bild der historischen Gesamtverläufe entsteht.

---

Berechtigungsmodell

In OneSense meldet sich jeder User mit seinem Namen und Passwort an. Er sieht und pflegt dann nur die Daten, die ihm in seinen User-Rollen zugeordnet sind.

Das Berechtigungsmodell lässt eine vollständige Trennung der User innerhalb deren Datenbereiche zu. Es ist so verlässlich dass beispielsweise unsere Bankenkunden auch als “confidential” gekennzeichnete Informationen der Verwaltung durch OneSense anvertrauen.

Die Berechtigungen beziehen sich nicht nur auf die Ansicht, sondern auch auf das Recht zu pflegen, zu löschen, zu exportieren, neu anzulegen, etc.

---

Workflow 4-Augen-Prinzip

OneSense besitzt ein “Vorschlagswesen”. Damit kann es Usern (die keine Daten ändern dürfen) erlaubt werden, Vorschläge für Datenpflegen einzureichen.

Diese Vorschläge werden in einer Vorschlagsliste gespeichert und können von den schreib-berechtigten Usern angenommen oder abgelehnt werden. Erst mit der Annahme der Vorschläge gehen die Daten in die echte Datenbank ein.

Das Vorschlagswesen garantiert eine doppelte Überprüfung der Daten in der Datenbank. Zudem sichert es die Nachverfolgbarkeit der Dateneingaben (zwingende Compliance-Anforderung).

---

Gespeicherte Suchen – Ad hoc Report

Eine der mächtigsten Funktionen von OneSense ist die Listen-Suche. Damit wird es möglich, mit wenigen Mausklicks beliebige Suchkriterien zu “verknüpfen” und so sehr einfach Listen zu erzeugen.

Diese Suchangaben können gespeichert und als “gespeicherte Suchen” mit jedem anderen User geteilt werden (ad-hoc-Reporting).

Selbstverständlich liefern die Suchen das jeweils korrekte historische Ergebnis. Wird die geteilte Standard-Suche also zu einem anderen Stichtag ausgeführt, werden die jeweils historisch korrekten Ergebnisse angezeigt und auf Wunsch nach Excel ® exportiert.

---

Excel-Migration

Der Umstieg von der “üblichen” Papier/Excel-Organisation nach OneSense gestaltet sich sehr einfach. OneSense ist in der Lage, CSV (Excel ®) Dateien zu importieren. Zusammen mit der bewährten Vorgehensweise, einen historischen “Startpunkt” für den Beginn mit OneSense zu definieren, ist ein Start in wenigen Tagen möglich.

Der Import der Daten erfolgt einfach mit den gleichen Excel-Tabellen, wie beim Export der Daten. Durch diese Gleichartigkeit wir die Komplexität der Migration deutlich verringert.

---

Erstellung und Verwaltung von Gesellschafterbeschlüssen

Die Verwaltung von Gesellschafterbeschlüssen ist in OneSense möglich. Dazu werden die Beschlüsse mit ihren jeweiligen Informationen als Anlage zu den Gremiensitzungen abgelegt.

Wie im Beispiel “Company Data Sheet” gesehen, kann auch die Gremiensitzung als Basis für einen Report verwendet werden. Im Vorfeld der Sitzung kann aus dem gespeicherten Text zur Beschlussvorlage ein Dokument erzeugt werden.

---

Wiedervorlagen, Fristen verwalten

OneSense bietet die Möglichkeit, an jeder gewünschten Stelle Datumsfelder hinzu zu fügen. Damit können sowohl Termine für Wiedervorlagen, also auch für die Überwachung von Fristen eingestellt werden.

Die “Erinnerung” an Fristen oder Wiedervorlagen erfolgt durch die “automatisierbare” Erstellung von Wiedervorlage-Listen, basierend auf den eingestellten Datum-Informationen.

---

Collaboration

OneSense besitzt eine Vielzahl von Funktionen, die eine effektive Zusammenarbeit – auch weit über Teamgrenzen hinweg – sicher stellen.

• Integrierte Inbox (Posteingang für jeden Benutzer)
• Versand von eMails (auch an Personen, die keine aktiven Nutzer von OneSense sind)
• Benachrichtigungssystem bei Datenänderungen (vollautomatisches Informieren, beispielsweise bei erreichen eines Workflow-Status)
• Terminerinnerung (vollautomatische Versendung von Mails bei Eintritt von Termin mit Vorlaufzeit)
• Erstellung von Workflows bestehend aus beliebig vielen Schritten (jeweils mit Freigabe)
• Vollständige Dokumentation jedes Schrittes (und jeder dazu gehörigen Datenänderung) in einem eigenen Log

OneSense organisiert die Arbeit im Beteiligungsmanagement.

---

Investitionsantrag: Wirtschaftlichkeit

Systeme für das Beteiligungsmanagement sind aufgrund der vielfältigen Pflichten und dem wachsenden Organisationsbedarf ein must-have für jeden Konzern. Die Wirtschaftlichkeit speilt bei der fachlichen Entscheidung daher zunächst keine Rolle, trotzdem berichten Kunden regelmäßig von sehr kurzen Amortisationszeiten.

Nachdem die fachlich Entscheidung für ein OneSense Beteiligungsmanagement gefallen ist, verlangen viele Unternehmen im Rahmen des Investitionsantrages eine Wirtschaftlichkeitsberechnung. Dabei spielen natürlich individuelle Argumente die entscheidende Rolle – einige allgemein gültige  Hinweise zum Aufbau von Wirtschaftlichkeitberechnungen können hier aber gegeben werden.

1. Zeitersparnis durch “Finden statt Suchen”
   Die tagtäglich Arbeit besteht für viele Kollegen aus dem Zusammentragen und Abgleichen von Daten aus Verträgen mit den Beteiligungen. Diese Arbeit fällt völlig weg, denn in OneSense werden alle Daten und Dokumente in der korrekten Historie an einer zentralen Stelle angeboten.
   In einem Kundenprojekt wurde ein Potential von 15% – 25% für je 2 Mitarbeitern in 6 Abteilungen angenommen.
2. Zeitersparnis durch Abschaffung Doppelarbeit:
   Jeden Konzern treffen eine Vielzahl von Pflichten im Umfeld der Unternehmensbeteiligungen. Diese werden selbstverständlich auch vor der Einführung eines OneSense Beteiligungsmanagements erfüllt, wobei eine abteilungsorientierte Arbeitsweise typisch ist. Dabei werden viele Daten in jeder Abteilung – also insgesamt mehrfach – verwaltet. Der dadurch entstehende sinnlos Aufwand ist erheblich.
3. Qualität erspart Kosten
   Die gemeinsame Arbeit auf einer einheitlichen, widerspruchsfreien Datenbasis reduziert den Aufwand für Fehlerbehebungen, Nacharbeiten und Qualitätsprüfungen enorm. Insbesondere vor Jahresabschlüssen oder großen Umgestaltungen ist dieser Effizienzgewinn entscheidend.
4. Sicherheit erspart Kosten und verbessert Ergebnisse
   Durch die gemeinsame Arbeit entsteht eine mehrfach gesicherte Datenbasis, denn sie wird aus vielen Blickwinkeln betrachtet. Am Beteiligungsmanagement beteiligt sind die Abteilungen: Finanzbuchhaltung, Konsolidierung, Treasury, Rechtsabteilung, M&A, Vorstandsbereich (Mandate) und Öffentlichkeitsarbeit. Die gesicherte Daten- und Dokumentenbasis garantiert erheblich bessere Entscheidungen in vielen Vorgängen, weil mehr und bessere Daten hinzu gezogen werden können.
5. Wegfall von externen Dienstleistern
   Viele der durch OneSense erfüllten Aufgaben werden ohne OneSense durch externe Dienstleister erfüllt. Vorbereitungsarbeiten von Jahresabschlüssen und Gesellschafterversammlungen, Analysen und Datenraum-Erstellungen bei M&A – Projekten, Erstellung von Konzerndarstellungen und Analysen, etc. sind nur einige Beispiele. In einem Kundenprojekt konnte die Zahl der externen Anwälte um 1 Stelle reduziert werden.
6. Zeitgewinn durch Wegfall von Medienbrüchen
   Vor er Weitergabe an andere Abteilungen werden Daten häufig aufbereitet und in eine passende Form gebracht. Beispielsweise für die Anlagenbuchhaltung wurden in einem Kundenprojekt regelmäßig von 5 Abteilungen Daten zusammen getragen. Der Aufwand war erheblich. In der empfangenden Abteilung wurden die Daten erneut aufbereitet um sie in einem teilautomatischen Prozess in ein Buchhaltungssystem zu importieren. Mit OneSense fallen alle Medienbrüche weg.
7. Zeitgewinn durch Automatisierung.
   Die Automatisierung von OneSense löst eine Vielzahl von manuellen Arbeiten ab. Beispielsweise die Terminerinnerung kann vollautomatisch E-Mails versenden, wenn Wiedervorlagetermine erreicht wurden, oder wenn an regelmäßige Pflichten erinnert werden soll. Die Funktion bietet die Möglichkeit nur in bestimmten Datenkonstellationen (nur wenn es wirklich nötig ist) Erinnerungen zu versenden. Zudem kann bei nicht erfolgter Pflege eine Eskalation der Erinnerung an Kollegen oder Vorgesetzte erfolgen.
   Die automatische Terminerinnerung kann eine händische Terminverwaltung vollständig ablösen. In einem Kundenprojekt konnte eine halbe Hilfskraft-Stelle für andere Aufgaben eingesetzt werden.

Der eigentliche “Return on investment” eines Beteiligungsmanagement-Systems liegt in der sicheren Transparenz und der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Trotzdem ergibt sich in den realen Projekten zusätzlich eine sehr schnelle Amortisation durch eine Vielzahl von Einsparungen.

---

Kunden und Referenzen OneSense Beteiligungsmanagement

                                                                       

---

Typische Kundenanforderungen

an ein Beteiligungsmanagement-System (Lastenheft)

Anforderungskatalog Beteiligungsmanagement - Software

Funktionale Anforderungen	Wichtig (primär)	Kann (sekundär)	Anmerkungen
Beteiligungsverwaltung Hauptfunktionen
Historienführung	x		Die Software muss automatisch bei jeder Dateneingabe eine Änderungshistorie aufbauen. Alte Daten sollen dabei nicht verworfen, sondern in der Vergangenheit bewahrt bleiben.
Zeitreisen	x		Durch Eingabe eines zentralen Stichtag-Datums muss das System an den angegebenen Zeitpunkt reisen und danach alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen. Das muss für den gesamten Inhalt, Daten und Dokumente gelten und auch für das Berichtswesen zur Verfügung stehen.
Korrigierbarkeit	x		Alle Einträge müssen jederzeit - auch historisch nachwirkend - korrigierbar sein.
Revisions-Historie	x		Trotz der Korrigierbarkeit muss eine zusätzliche Historie alle Datenänderungen (auch nachträglich korrigierte) in einem unveränderlichen Protokoll mitführen (Nachvollziehbarkeit)
Multi-User-Fähigkeit	x		Mehrere Personen müssen gleichzeitig und unabhängig voneinander an dem System arbeiten können.
Benachrichtigungssystem		x	Es muss möglich sein, Benutzer bei Datenänderungen im System automatisch per eMail informieren zu lassen
Berechtigungssystem	x		Den Usern müssen mit einem Rollen-Konzept Rechte zur Ansicht, Neuanlage, Änderung und Löschung von Daten gegeben oder entzogen werden können.
Druckbarkeit		x	Jede Bildschirmseite sollte sinnvoll druckbar sein
Exportmöglichkeit	x		Das System sollte eine komfortable Möglichkeit besitzen, Datenlisten zusammen zu stellen und für die Verwendung in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren.
Reporting	x		Neben dem Export muss das System eine Unterstützung für ein Standard-Reporting bieten. Notwendig ist die Möglichkeit, fest vorgegebene Berichte auf Knopfdruck zu erzeugen und als PDF abzuspeichern
Dokumentenverwaltung	x		Das System muss eine integrierte Möglichkeit anbieten, neben den Daten auch die gesellschaftsrechtlich relevanten Dokumente zu erwalten.
Grafikerzeugung	x		In der Beteiligungsverwaltung muss es möglich sein, auf einfache Weise Konzerngrafiken (Konzernspinne) zu erzeugen und bei Änderungen am Beteiligungsgeflecht zu aktualisieren.
Beteiligungsbericht	x		Das System muss den vollständigen Beteiligungsbericht inkl. aller Kapitel und grafischer Elemente als PDF auf Knopfdruck erzeugen. Nacharbeit darf nicht nötig sein.
Inbox		x	Das System sollte über eine Nachrichtenfunktion verfügen, mit der User untereinander kommunizieren können.
Vorschlagswesen		x	Es sollte möglich sein, Usern keine direkte Schreibmöglichkeit im System zu geben, sondern nur die Möglichkeit Datenänderungen vorzuschlagen. Die Änderungen sollen erst durch eine Freigabe von einem anderen User (mit Schreibrecht) in der Datenbank wirksam werden. Das System muss über eine Massenfreigabe verfügen (Viele Vorschläge mit einem Mausklick annehmen)
Verteilbarkeit		x	Das System muss technisch sowohl bei den Haupt-Usern im Referat, als auch zu Usern bei Tochtergesellschaften verteilt werden können.
Anpassbarkeit	x		Das System muss vom geschulten Anwender jederzeit um neue Felder erweiterbar sein. Bestehende Felder müssen verändert und gelöscht werden können.
Erweiterbarkeit	x		Die Anpassbarkeit muss über reine Änderungen hinaus gehen. Möglich sein muss eine freie Erweiterung um komplett neue Datenbereiche mit beliebigen Feldinhalten, mit inhaltlichen (Vergleich), mathematischen (Formel-Berechnungen) und logischen (if-then...) Bezügen zu den bestehenden und neuen Daten.
Zertifizierung		x	Die Software sollte von einem Wirtschaftsprüfer zertifiziert worden sein.
Gesellschaften
allgemeinen Stammdaten der Gesellschaft	x		Stammdaten müssen historisiert verwaltet werden und jederzeit erweiterbar / änderbar sein
Adressen (Eingetragener Sitz, Postanschrift, etc.)	x		Mehrere Adressen gleichzeitig je Gesellschaft
Mandaten und Gremien der Gesellschaft	x		Gremien müssen der Gesellschaft zugeordnet sein, Mandate dem Gremium
Bankkonten und -vollmachten		x	Mehrere Bankkonten je Gesellschaft, mehrere Vollmachten von Personen je Bankkonto
Beziehungen zwischen Gesellschaften und Personen (Wirtschaftsprüfer, Prokurist, etc.)	x		Neben den bekannten Beziehungen (Anteil, Quoten, Verträge, etc.) müssen noch beliebige weitere Beziehungen abbildbar sein.
Standorten (Permanente Betriebsstätten, Werke, Niederlassungen etc.)		x	Je Gesellschaft müssen mehrere Standorte, je Standort gleichzeitig mehrere Gesellschaften pflegbar sein
Beteiligungsverhältnissen (Direkte/indirekte Beteiligungsquoten)	x		Quoten müssen automatisch errechnet werden
Kapitalstruktur (Kapitalausstattung einer Gesellschaft)	x		Die Kapitalausstattung von Gesellschaften muss gesellschaftsrechtlich korrekt, also mit mehreren Kapitalbestandteilen und mehreren Buchungskategorien abbildbar sein.
Bürgschaften		x	Bürgschaften müssen als Beziehungen mit drei Teilnehmern , und zwar (1) den die Verbindlichkeiten tragenden Hauptschuldner, (2) den für die Verbindlichkeit haftenden Bürgen und (3) den Gläubiger der Verbindlichkeit abbildbar sein.
Konsolidierungsrelevante Informationen		x	wenn möglich importierbar aus ERP-System
Steuerliche Daten (Organschaften, Steuernummern, etc.)		x	auch für die Verwendung in den steuerlichen Meldungen
Personen
allgemeinen Stammdaten der Person	x		Historisiert und erweiterbar. Namenswechsel dürfen nicht zu einer Fragmentierung der Historie führen
Adressen (Postanschrift, Privatadresse etc.)	x		Pflege und Ansicht muss getrennt zu berechtigen sein
Mandaten (Gremien) der Person	x		Die Liste der Mandate muss sich automatisch aus dem System ergeben (Filter aller im System hinterlegten Mandate auf Zeitpunkt und Person)
Beziehungen zwischen Personen und Gesellschaften	x		Alle Arten von Beziehungen sollten sich - ähnlich der Mandate - hinterlegen lassen
Anteile
einzelner Anteile (Automatische Addition der Werte)	x		Neben der Quotenberechnung muss auch ein Addition von mehreren parallelen Anteilen umgesetzt sein
Anteilsverläufen	x		Veränderungen an Anteilen - auch durch Eingabe expliziter Geschäftsvorfälle - müssen sauber in der Historie erkennbar sein.
Beteiligungsverhältnissen (Direkte/indirekte Beteiligungsquoten) bspw. von Kapitalanteilen abweichende Stimmanteile	x		Quotenberechnung nach verschiedenen Rechtsvorschriften (nicht nur durchgerechnet)
Gesellschafterstrukturen		x	Der "Blick nach oben" in Richtung auf "wer hält mich?" muss sich anhand von Anteilen und Quoten ebenso automatisch ergeben wie der "Blick nach unten" in Richtung auf "wen halte ich?".
Beteiligungswerte (Buchwerte, Aufwände, Erträge, etc.)	x		Werte müssen auf der Basis von Anteilen verwaltet werden (in Anteilen steckt die Investition)
Anteilen in Form einer Konzernspinne etc. (jederzeit auf Knopfdruck erzeugbar)	x		Konzerngrafiken müssen mit wenigen Mausklicks erzeugbar sein. Wichtig: Bei händischen Nachbearbeitungen muss die Ansortierung der Unternehmen / Unternehmensgruppen automatisch optimiert werden können.
Anteilen von Personen und Unternehmen	x		Anteile müssen auch von natürlichen Personen gehalten werden können.
Quoten
Vollautomatische Errechnung von Quoten nach mehreren Vorschriften inkl. Historie (HGB, IFRS, KWG, AWV etc.)	x		Die Software ermittelt vollautomatisch die Beteiligungsquoten zwischen zwei Unternehmen bzw. einer Person und einem Unternehmen, und zwar sowohl unmittelbare Quoten (Mutter > Tochter) als auch mittelbare (Mutter > Urenkel oder auch Tochter > Urenkel). Quote ist allerdings nicht gleich Quote, da unterschiedliche Vorschriften (HGB, AWV, KWG, ...) insbesondere mit der Definition der Muttereigenschaft und damit der Frage, wie mittelbare Anteile zuzurechnen sind, recht unterschiedlich umgehen. Daher ermittelt die Software für jede Halter-Emittenten-Beziehung die Quoten nach den unterschiedlichsten Rechtsvorschriften.
Weitere, eigenständige Inhalte		x
Verträge	x		Verträge, die gesellschaftsrechtliche Relevanz und Auswirkung haben (Beherrschungsvertrag, etc.) müssen verwaltet, und bei der Quotenberechnung berücksichtigt werden können.
Gremien / Organe	x		Es sollten nur die rechtlich zulässigen Gremien je Rechtsform pflegbar sein können
Mandate	x		Mandate sollten als Liste automatisch beim Gremium und bei der natürlichen Person erscheinen und exportierbar sein (Mandatebericht)
Abschlüsse		x	Abschlussdaten sollten aus anderen Systemen oder aus CSV-Tabellen importierbar sein.
Leistungsverflechtungen	x		Weitere Beziehungen wie beispielsweise Leistungsverflechtungen müssen in der Datenbank anlegbar sein.
Historienführung (Details)
Historische Suche mit Exportmöglichkeit	x		Es muss eine Suchmöglichkeit nach "Änderungsvorgängen" innerhalb der Datenbank geben
Lückenloser Nachweis von Änderungen	x		Die Historie muss einen lückenlosen Änderungsverlauf garantieren, auch wenn im Nachhinein historische Richtigstellungen in die Historie eingepflegt wurden.
Änderungshistorie (Tracking-Log)	x		Neben der änderbaren (Fehlerbereinigung) Historie muss es in der Datenbank noch eine unveränderbare Historie aller Vorgänge geben, die die Revisionssicherheit garantiert.
Automatische Historienführung in jedem Feld	x		Alle Felder müssen in die Historisierung einbezogen sein (ohne Ausnahme)
Dokumente (Details)
Ablage von Dokumenten im System zu Gesellschaften, Personen, Mandaten etc.	x		Dokumente müssen zusammen mit den Daten verwaltet werden um die Suche nach Dokumenten zu vereinfachen. Es müssen alle Arten von Dokumenten in der Datenbank ablegbar sein.
Dokumente (genau wie Daten) voll historisch verwaltet	x		Dokumente müssen der gleichen Historienlogik wie die übrigen Daten unterliegen um "Zeitreisen" zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Historie zu ermöglichen. Bei Zeitreisen müssen dem User alle Daten und Dokumente im gleichen historischen Gesamtkontext dargestellt werden (Voraussetzung für historisierende Datenpflege)
Klassifizierung von Dokumenten nach Dokumenttyp (Satzung, Protokoll, EAV etc.)	x		Dokumente müssen mit erweiterten Klassifizierungskriterien abgelegt werden können
Collaboration(Details)			Die Software muss Arbeitsabläufe unterstützen und automatisieren können
Kalender	x		Ist ein Datum bereits in der Software vermerkt (z.B. Ablauf eines Mandates, Gremiensitzung, etc.) muss die Software das Datum mit einem Link zu dem Objekt in einem integrierten Kalender anzeigen können.
Automatische Benachrichtigungen	x		Bei Datenänderungen muss die Software vollautomatisch eMails an Verantwortliche schicken können. Die Verantwortlichen müssen sich aus den Daten herleiten lassen (flexibel).
Terminerinnerungen	x		An kommende Termine muss (neben der Kalenderfunktion) auch vollautomatisch per eMail erinnert werden können.
Workflow	x		Die genannten Technologien müssen sich zu Workflow-Ketten verbinden lassen können
Anzeigebedingung (Workflow)	x		Felder im System müssen abhängig von (Workflow-)Stati anzeigbar sein.