Vorbereitung und Dokumentation

zur Telefonkonferenz Beispielskunde GmbH / OneSense Solutions GmbH am Dienstag, 01.Dezember 2015 ab 10:30 Uhr

Bitte wählen Sie sich per Telefon unter der Telefonnummer 069 – 900 169 920 in die Konferenz ein

und geben Sie, wenn das System Sie fragt, den PIN 2085 über die Tastatur Ihres Telefon ein.

Um die Präsentation zu betrachten klicken Sie bitte hierhin.

Wir freuen uns sehr auf den Termin mit Ihnen!

Terminvorbereitung / Themen

Aus der Vielzahl der Themen haben wir für Sie folgende Auswahl getroffen:

Kurzdarstellung OneSense Beteiligungsmanagement
Historie (wie genau), Korrektheit, Garantie….
Berechtigungsmodell
Workflow 4-Augen-Prinzip
Gespeicherte Suchen – Ad hoc Report
Excel-Migration
Erstellung und Verwaltung von Gesellschafterbeschlüssen
Wiedervorlagen
Fristen verwalten
Workflow
Darstellen von Zahlungsflüssen

Kurzdarstellung OneSense

Einfach zu bedienen
Extrem leistungsfähig
Viele Automatisierungen
Historisierende Datenverwaltung mit Zeitreisen
Mit Dokumentenverwaltung (echte Integration)
Leistungsfähige, automatische Grafik-Erstellung
Verwaltet werden:
- Unternehmen
- Anteile
- Quoten (errechnet)
- Personen
- Mandate
- Gremien
- Abschlüsse
- Kapitalbestände
- etc.
Preiswert in Anschaffung und problemlos im Betrieb

Screenshots:

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Historie (wie genau), Korrektheit, Garantie….

OneSense speichert bei jeder Datenpflege (1) den genauen Zeitpunkt der Pflege und (2) den Wirksamkeits-Stichtag der Dateneingabe.

Damit ist es möglich “Heute” (Datenpflege) eine Information mit Wirksamkeit (beispielsweise) zum 01.01.2015 einzugeben. Beispiel:
Der User erhält erst heute die Information dass zum 01.01.2015 ein Vertrag geändert wurde.

OneSense stellt dabei SICHER dass aus den verschiedenen Datenpflegen ein verlässlichen und vollständiges Bild der historischen Gesamtverläufe entsteht.

OneSense baut aus der täglichen Datenpflege in eine lückenlose Historie auf.

Berechtigungsmodell

In OneSense meldet sich jeder User mit seinem Namen und Passwort an. Er sieht und pflegt dann nur die Daten, die ihm in seinen User-Rollen zugeordnet sind.

Das Berechtigungsmodell lässt eine vollständige Trennung der User innerhalb deren Datenbereiche zu. Es ist so verlässlich dass beispielsweise unsere Bankenkunden auch als “confidential” gekennzeichnete Informationen der Verwaltung durch OneSense anvertrauen.

Illustration: Das gleiche Unternehmen aus Sicht von zwei verschiedenen Usern. Dem rechten User werden deutlich weniger Informationen angezeigt.

Die Berechtigungen beziehen sich nicht nur auf die Ansicht, sondern auch auf das Recht zu pflegen, zu löschen, zu exportieren, neu anzulegen, etc.

Workflow 4-Augen-Prinzip

OneSense besitzt ein “Vorschlagswesen”. Damit kann es Usern (die keine Daten ändern dürfen) erlaubt werden, Vorschläge für Datenpflegen einzureichen.

Diese Vorschläge werden in einer Vorschlagsliste gespeichert und können von den schreib-berechtigten Usern angenommen oder abgelehnt werden. Erst mit der Annahme der Vorschläge gehen die Daten in die echte Datenbank ein.

Die OneSense Vorschlagsliste

Das Vorschlagswesen garantiert eine doppelte Überprüfung der Daten in der Datenbank. Zudem sichert es die Nachverfolgbarkeit der Dateneingaben (zwingende Compliance-Anforderung).

Gespeicherte Suchen – Ad hoc Report

Eine der mächtigsten Funktionen von OneSense ist die Listen-Suche. Damit wird es möglich, mit wenigen Mausklicks beliebige Suchkriterien zu “verknüpfen” und so sehr einfach Listen zu erzeugen.

Diese Suchangaben können gespeichert und als “gespeicherte Suchen” mit jedem anderen User geteilt werden (ad-hoc-Reporting).

In OneSense können Suchen einfach zusammengestellt, geteilt und Suchergebnisse exportiert werden.

Selbstverständlich liefern die Suchen das jeweils korrekte historische Ergebnis. Wird die geteilte Standard-Suche also zu einem anderen Stichtag ausgeführt, werden die jeweils historisch korrekten Ergebnisse angezeigt und auf Wunsch nach Excel ® exportiert.

Excel-Migration

Der Umstieg von der “üblichen” Papier/Excel-Organisation nach OneSense gestaltet sich sehr einfach. OneSense ist in der Lage, CSV (Excel ®) Dateien zu importieren. Zusammen mit der bewährten Vorgehensweise, einen historischen “Startpunkt” für den Beginn mit OneSense zu definieren, ist ein Start in wenigen Tagen möglich.

Der Import der Daten erfolgt einfach mit den gleichen Excel-Tabellen, wie beim Export der Daten. Durch diese Gleichartigkeit wir die Komplexität der Migration deutlich verringert.

Erstellung und Verwaltung von Gesellschafterbeschlüssen

Die Verwaltung von Gesellschafterbeschlüssen ist in OneSense möglich. Dazu werden die Beschlüsse mit ihren jeweiligen Informationen als Anlage zu den Gremiensitzungen abgelegt.

Anzeige einer einzelnen Gremiensitzung m Gremuim (mit Beschluss-Dokument)

Anzeige einer einzelnen Gremiensitzung im Gremuim (mit Beschluss-Dokument)

Wie im Beispiel “Company Data Sheet” gesehen, kann auch die Gremiensitzung als Basis für einen Report verwendet werden. Im Vorfeld der Sitzung kann aus dem gespeicherten Text zur Beschlussvorlage ein Dokument erzeugt werden.

Wiedervorlagen, Fristen verwalten

OneSense bietet die Möglichkeit, an jeder gewünschten Stelle Datumsfelder hinzu zu fügen. Damit können sowohl Termine für Wiedervorlagen, also auch für die Überwachung von Fristen eingestellt werden.

Die “Erinnerung” an Fristen oder Wiedervorlagen erfolgt durch die “automatisierbare” Erstellung von Wiedervorlage-Listen, basierend auf den eingestellten Datum-Informationen.

Datumsfelder können für Wiedervorlagen und Fristenüberwachung genutzt werden.

Darstellen von Zahlungsflüssen

OneSense ist keine Buchhaltung. Daher ist die Darstellung von Zahlungsflüssen nicht an bestehende Regeln der GOB gebunden, sondern kann frei konfiguriert werden.

Bislang hat jeder Kunde in diesem Bereich eine individuelle Lösung, optimal passend zum jeweiligen Informationsbedarf umgesetzt. Die Lösungen variiren dabei von

einfachste Darstellung der Zahlungsflüssen eines Unternehmen als Liste (eingebettete Objekte)
bis hin zu
Darstellung als echte Beziehungen inklusive der Möglichkeit zur grafischen Auswertbarkeit (Spinnengrafik der Zahlungsflüse).

In jedem Fall werden Zahlungsflüsse (wie alle anderen OneSense Daten auch) voll in die Gesmthistorie eingeordnet nd köännen mit beliebigen Zusatzinformationen (Konto, Buchungsart, etc.) angereichert werden.