Kommunales Beteiligungsmanagementverfahren

Verfahren zum Beteiligungsmanagement für Städte und Landkreise

 


 Vorab:

Vor der Auswahl eines Verfahrens zum Beteiligungsmanagement kann dessen Tauglichkeit mit wenigen Fragen ermittelt werden:

  • Basiert das System auf einer professionellen Datenbank?
  • Ist die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Eingaben sicher gestellt?
  • Werden Eingaben vollständig historisiert?
  • Können Daten und Dokumente miteinander verwaltet werden?
  • Beherrscht das System Zeitreisen durch die Historie?
    • Freies Setzen des Betrachtungs-Zeitpunktes
    • Ansicht aller Daten und Dokumente im gewählten historischen Kontext
    • Datenpflege “nachträglich” in Historie (muss möglich sein)?
  • Besitzt das System ein Berechtigungsmanagement?
  • Besitzt das System ein Benachrichtigungssystem (eMail bei Datenänderungen)
  • Bietet das System eine integrierte Grafik-Erstellung (Beteiligungsübersicht)
  • Wird der vollständige Beteiligungsbericht (inkl Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, versch. Übersichten, Unternehmensdarstellung, Mandatelisten und Anhänge) mit nur einem Knopfdruck als druckfertiges PDF erzeugt?

Systeme, die nicht wenigstens diese Funktionen besitzen, sind kein Beteiligungsmanagement, sondern nur Stammdatenverwaltungen.


 Ausgangssituation

  • Ihre Stadt / Ihr Landkreis besitzt eine Vielzahl von Unternehmensbeteiligungen, über die regelmäßig im Rahmen des Beteiligungsberichtes und unterjährig im Rahmen von ad-hoc-Anfragen (Stadtverordnete, Parlament, Bürgermeister, etc.) berichtet werden muss.
  • Die Daten zu den Beteiligungen werden in unterschiedlichen Listen, auf gemeinsamen Laufwerken und in verschiedenen Textdokumenten verwaltet.
  • Sie haben erkannt, dass diese Art der Datenverwaltung aufwändig und fehleranfällig ist
  • Sie haben erkannt dass diese Art der Datenverwaltung den Vorschriften widerspricht und keine Sicherheit bietet.
  • Sie suchen ein zertifiziertes und umfassendes System, welches einfach einzuführen und zu erlernen ist.

Dann haben Sie mit dem OneSense Beteiligungsmanagement das richtige System gefunden.


Schema des Verfahrens zu Datenpflege:

 


Kurzdarstellung OneSense

  • Sehr einfach zu bedienen, extrem leistungsfähig
  • Sichere Datenverwaltung, viele Automatisierungen
  • Lückenlos historisierende Datenverwaltung mit Zeitreisen
  • Mit Dokumentenverwaltung (echte Integration)
  • Leistungsfähige, automatische Grafik-Erstellung
  • Verwaltet werden Daten und Dokumente zu:
    • Unternehmen
    • Anteile
    • Quoten (errechnet)
    • Personen
    • Mandate
    • Gremien
    • Gremiensitzungen und deren Dokumente
    • Abschlüsse
    • Kapitalbestände
    • etc.
  • Preiswert in Anschaffung und problemlos im Betrieb

Screenshot-Sammlung:


Einfachstes Verwalten von Unternehmen, Kapitalien, Anteilen, Gremien, Mandaten, Personen.

Die Kerndaten des Beteiligungsmanagements werden in OneSense auf sehr einfache Weise hinterlegt, denn

  • Jede Information wird nur 1x im System hinterlegt
  • Die Daten sind immer gleich – unabhängig von der späteren Verwendung
    (Beispiel: Unabhängig von der Rolle als Muttergesellschaft, Teilkonzernmutter, Tochtergesellschaft, Fondsbeteiligung, Vertragspartner, WP-Unternehmen, Verband, …. sind die Daten eines Unternehmens immer gleich strukturiert)
  • Es werden nur die “direkten” Verbindungen (Anteile, Verträge, etc.) gepflegt. Indirekte Auswirkungen (Quoten) ermittelt OneSense vollautomatisch
  • Die leistungsfähige Mathematik und Logik übernimmt viele Aufgaben (Umrechnung Anteil / Stimme / Nominal… aus Angabe Stückzahl) vollautomatisch.
  • Bei Änderungen müssen alte Daten nicht berücksichtigt werden (siehe Historie)
  • Alle Informationen werden an zentraler Stelle im Kontext dargestellt und zur Pflege angeboten.

OneSense schafft Klarheit


Dokumentenmanagement

OneSense verwaltet nicht nur Daten, sondern auch Dokumente in einer übersichtlichen, gemeinsamen Oberfläche. So finden sich die aktuellen (und auch alle historischen) Handelsregisterauszüge direkt in der Maske des Unternehmens bei der Handelsregisternummer. Ebenso findet sich der Geschäftsführer-Vertrag bei dem Mandat “Geschäftsführer” und wird (natürlich nur auf Wunsch) automatisch (1) bei der Person, (2) bei dem Unternehmen, (3) bei dem Gremium, (4) etc. angezeigt.

Die vollautomatische Integration des Dokumentenmanagements in die Datenverwaltung bietet große Arbeitserleichterung und Transparenzgewinne.


Vertragsmanagement

Im Beteiligungsmanagement werden verschiedene Arten von gesellschaftsrechtlich relevanten Verträgen, wie beispielsweise Beherrschungsverträge, Gewinnabführungsvereinbarungen, etc. verwaltet. Dies geschieht innerhalb der Beteiligungsmanagement-Daten, womit die Pflege deutlich vereinfacht wird.

Auf dieser Basis ist ein Ausbau zu einer umfassenden Vertragsverwaltung möglich, die beliebige andere Vertragsarten (wie beispielsweise Mietverträge, Geschäftsbesorgungsverträge, etc.)  zulässt und von der vollständigen OneSense Infrastruktur inkl. der Wiedervorlage-Funktion, der eMail-Erinnerung, dem automatischen Kalender, der Eskalationsfunktion und vielen anderen Technologien profitiert.

Auch die Abbildung von Liefer- und Leitungsbeziehungen ist in diesem Rahmen möglich.


Gremienverwaltung, Mandatsbetreuung, Beschlusswesen

Gremien und Mandate werden in OneSense gewöhnlich für viele Unternehmen des Beteiligungsportfolios verwaltet. Die vollständige Gremienarbeit inkl. der Sitzungsvor- und Nachbereitung und dem Beschlusswesen und der Maßnahmenverfolgung hingegen wird gewöhnlich nur für die “eigenen Gremien” (oft: gesetzlich zu bildenden Gremien) durchgeführt.

Beide Aufgabenbereiche können vollständig in OneSense abgebikdet werden, wobei eine personelle Trennung zwischen den Bearbeitern der allgemeinen Mandateverwaltung und der intensiven Gremienarbeit möglich ist.


Erstellung von Organisationscharts

Aus den Daten des Systems – für gewöhnlich aus den Daten von Unternehmen und Anteilen – aber auch aus Daten zu Unternehmen, Verträgen, Leistungsbeziehungen, Quoten und mehr – kann OneSense mit wenigen Mausklicks beeindruckende und aussagefähige Grafiken erzeugen. Dabei können die Daten von kleinen Ausschnitten des Beteiligungsgeflechtes ebenso dargestellt werden wie die Daten vollständiger Konzernbäume.

 

   

  


Historie, Korrektheit, Garantie….

OneSense speichert bei jeder Datenpflege (1) den genauen Zeitpunkt der Pflege und (2) den Wirksamkeits-Stichtag der Dateneingabe.

Damit ist es möglich “Heute” (Datenpflege) eine Information mit Wirksamkeit (beispielsweise) zum 01.01.2015 einzugeben. Beispiel:
Der User erhält erst heute die Information dass zum 01.01.2015 ein Vertrag geändert wurde.

OneSense stellt dabei SICHER dass aus den verschiedenen Datenpflegen ein verlässliches, lückenloses und vollständiges Bild der historischen Gesamtverläufe entsteht.

Historisierende Datenpflege

OneSense baut aus der täglichen Datenpflege in eine lückenlose Historie auf.


Berechtigungsmodell / Datenpflege durch Teilkonzerne

In OneSense meldet sich jeder User mit seinem Namen und Passwort an. Er sieht und pflegt dann nur die Daten, die ihm in seinen User-Rollen zugeordnet sind.

Das Berechtigungsmodell lässt eine vollständige Trennung der User innerhalb deren Datenbereiche zu. Es ist so verlässlich, dass beispielsweise unsere Bankenkunden auch als “confidential” gekennzeichnete Informationen der Verwaltung durch OneSense anvertrauen.

Mutter AG aus Sicht zweier User

Illustration: Das gleiche Unternehmen aus Sicht von zwei verschiedenen Usern. Dem rechten User werden deutlich weniger Informationen angezeigt.

Die Berechtigungen beziehen sich nicht nur auf die Ansicht, sondern auch auf das Recht zu pflegen, zu löschen, zu exportieren, neu anzulegen, etc.

Teilkonzerne:

Das Berechtigungsmodell erlaubt auch die Festlegung von Berechtigungsgruppen. Damit ist es möglich, dass beispielsweise Teilkozern-User “nur” die Unternehmen des eigenen Konzern sehen und pflegen dürfen. Die User der Stadt / des Landkreises sehen dagegen alle Unternehmen.


Workflow Vorschlagswesen (4-Augen-Prinzip)

OneSense besitzt ein “Vorschlagswesen”. Damit kann es Usern (die keine Daten ändern dürfen) erlaubt werden, Vorschläge für Datenpflegen einzureichen.

Diese Vorschläge werden in einer Vorschlagsliste gespeichert und können von den schreib-berechtigten Usern angenommen oder abgelehnt werden. Erst mit der Annahme der Vorschläge gehen die Daten in die echte Datenbank ein.

Die OneSense Vorschlagsliste

Die OneSense Vorschlagsliste

Das Vorschlagswesen garantiert eine doppelte Überprüfung der Daten in der Datenbank. Zudem sichert es die Nachverfolgbarkeit der Dateneingaben (zwingende Compliance-Anforderung).


Gespeicherte Suchen – Ad hoc Report

Eine der mächtigsten Funktionen von OneSense ist die Listen-Suche. Damit wird es möglich, mit wenigen Mausklicks beliebige Suchkriterien zu “verknüpfen” und so sehr einfach Listen zu erzeugen.

Diese Suchangaben können gespeichert und als “gespeicherte Suchen” mit jedem anderen User geteilt werden (ad-hoc-Reporting).

In OneSense können Suchen einfach zusammengestellt, geteilt und Suchergebnisse exportiert werden.

In OneSense können Suchen einfach zusammengestellt, geteilt und Suchergebnisse exportiert werden.

Selbstverständlich liefern die Suchen das jeweils korrekte historische Ergebnis. Wird die geteilte Standard-Suche also zu einem anderen Stichtag ausgeführt, werden die jeweils historisch korrekten Ergebnisse angezeigt und auf Wunsch nach Excel ® exportiert.


Excel-Migration

Der Umstieg von der “üblichen” Papier/Excel-Organisation nach OneSense gestaltet sich sehr einfach. OneSense ist in der Lage, CSV (Excel ®) Dateien zu importieren. Zusammen mit der bewährten Vorgehensweise, einen historischen “Startpunkt” für den Beginn mit OneSense zu definieren, ist ein Start in wenigen Tagen möglich.

Der Import der Daten erfolgt einfach mit den gleichen Excel-Tabellen, wie beim Export der Daten. Durch diese Gleichartigkeit wird die Komplexität der Migration deutlich verringert.


Referenz: Beteiligungsbericht der Stadt Herne

Beteiligungsbericht der Stadt Herne

Beteiligungsbericht der Stadt Herne

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 Powerpoint-Präsentation

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