Verfahren zum Beteiligungsmanagement für Städte und deren Dienstleister mit automatischer Erstellung des Beteiligungsberichtes.
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir freuen uns sehr auf unsere Webinar-Veranstaltungen am 26.12.2016 ab 10.00 Uhr und am 21.02.2017 ab 09.00 Uhr.
Bitte wählen Sie sich unter der Telefonnummer +49 341 – 86 094 651 in die Telefonkonferenz ein. Der PIN ist 2212
Sie können die live-Präsentation hier auf dieser Webseite sehen. (Bitte klicken)
Vorab:
Vor der Auswahl eines Verfahrens zum Beteiligungsmanagement kann dessen Tauglichkeit mit wenigen Fragen ermittelt werden:
- Basiert das System auf einer professionellen Datenbank?
- Ist die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Eingaben sicher gestellt?
- Werden Eingaben vollständig historisiert?
- Können Daten und Dokumente miteinander verwaltet werden?
- Beherrscht das System Zeitreisen durch die Historie?
- Freies Setzen des Betrachtungs-Zeitpunktes
- Ansicht aller Daten und Dokumente im gewählten historischen Kontext
- Datenpflege “nachträglich” in Historie (muss möglich sein)?
- Besitzt das System ein Berechtigungsmanagement?
- Besitzt das System ein Benachrichtigungssystem (eMail bei Datenänderungen)
- Bietet das System eine integrierte Grafik-Erstellung (Beteiligungsübersicht)
- Wird der vollständige Beteiligungsbericht (inkl Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, versch. Übersichten, Unternehmensdarstellung, Mandatelisten und Anhänge) mit nur einem Knopfdruck als druckfertiges PDF erzeugt?
Systeme, die nicht wenigstens diese Funktionen besitzen, sind kein Beteiligungsmanagement, sondern nur Stammdatenverwaltungen.
Ausgangssituation
- Ihre Stadt / Ihr Landkreis besitzt eine Vielzahl von Unternehmensbeteiligungen, über die regelmäßig im Rahmen des Beteiligungsberichtes und unterjährig im Rahmen von ad-hoc-Anfragen (Stadtverordnete, Parlament, Bürgermeister, etc.) berichtet werden muss.
- Die Daten zu den Beteiligungen werden in unterschiedlichen Listen, auf gemeinsamen Laufwerken und in verschiedenen Textdokumenten verwaltet.
- Sie haben erkannt, dass diese Art der Datenverwaltung aufwändig und fehleranfällig ist
- Sie haben erkannt dass diese Art der Datenverwaltung den Vorschriften widerspricht und keine Sicherheit bietet.
- Sie suchen ein zertifiziertes und umfassendes System, welches einfach einzuführen und zu erlernen ist.
Dann haben Sie mit dem OneSense Beteiligungsmanagement das richtige System gefunden.
Schema des Verfahrens zu Datenpflege:
Kurzdarstellung OneSense
- Sehr einfach zu bedienen, extrem leistungsfähig
- Sichere Datenverwaltung, viele Automatisierungen
- Lückenlos historisierende Datenverwaltung mit Zeitreisen
- Mit Dokumentenverwaltung (echte Integration)
- Leistungsfähige, automatische Grafik-Erstellung
- Verwaltet werden Daten und Dokumente zu:
- Unternehmen
- Anteile
- Quoten (errechnet)
- Personen
- Mandate
- Gremien
- Gremiensitzungen und deren Dokumente
- Abschlüsse
- Kapitalbestände
- etc.
- Preiswert in Anschaffung und problemlos im Betrieb
Screenshot-Sammlung:
Historie, Korrektheit, Garantie….
OneSense speichert bei jeder Datenpflege (1) den genauen Zeitpunkt der Pflege und (2) den Wirksamkeits-Stichtag der Dateneingabe.
Damit ist es möglich “Heute” (Datenpflege) eine Information mit Wirksamkeit (beispielsweise) zum 01.01.2015 einzugeben. Beispiel:
Der User erhält erst heute die Information dass zum 01.01.2015 ein Vertrag geändert wurde.
OneSense stellt dabei SICHER dass aus den verschiedenen Datenpflegen ein verlässliches, lückenloses und vollständiges Bild der historischen Gesamtverläufe entsteht.
OneSense baut aus der täglichen Datenpflege in eine lückenlose Historie auf.
Berechtigungsmodell / Datenpflege durch Teilkonzerne
In OneSense meldet sich jeder User mit seinem Namen und Passwort an. Er sieht und pflegt dann nur die Daten, die ihm in seinen User-Rollen zugeordnet sind.
Das Berechtigungsmodell lässt eine vollständige Trennung der User innerhalb deren Datenbereiche zu. Es ist so verlässlich, dass beispielsweise unsere Bankenkunden auch als “confidential” gekennzeichnete Informationen der Verwaltung durch OneSense anvertrauen.
Illustration: Das gleiche Unternehmen aus Sicht von zwei verschiedenen Usern. Dem rechten User werden deutlich weniger Informationen angezeigt.
Die Berechtigungen beziehen sich nicht nur auf die Ansicht, sondern auch auf das Recht zu pflegen, zu löschen, zu exportieren, neu anzulegen, etc.
Teilkonzerne:
Das Berechtigungsmodell erlaubt auch die Festlegung von Berechtigungsgruppen. Damit ist es möglich, dass beispielsweise Teilkozern-User “nur” die Unternehmen des eigenen Konzern sehen und pflegen dürfen. Die User der Stadt / des Landkreises sehen dagegen alle Unternehmen.
Workflow Vorschlagswesen (4-Augen-Prinzip)
OneSense besitzt ein “Vorschlagswesen”. Damit kann es Usern (die keine Daten ändern dürfen) erlaubt werden, Vorschläge für Datenpflegen einzureichen.
Diese Vorschläge werden in einer Vorschlagsliste gespeichert und können von den schreib-berechtigten Usern angenommen oder abgelehnt werden. Erst mit der Annahme der Vorschläge gehen die Daten in die echte Datenbank ein.
Die OneSense Vorschlagsliste
Das Vorschlagswesen garantiert eine doppelte Überprüfung der Daten in der Datenbank. Zudem sichert es die Nachverfolgbarkeit der Dateneingaben (zwingende Compliance-Anforderung).
Gespeicherte Suchen – Ad hoc Report
Eine der mächtigsten Funktionen von OneSense ist die Listen-Suche. Damit wird es möglich, mit wenigen Mausklicks beliebige Suchkriterien zu “verknüpfen” und so sehr einfach Listen zu erzeugen.
Diese Suchangaben können gespeichert und als “gespeicherte Suchen” mit jedem anderen User geteilt werden (ad-hoc-Reporting).
In OneSense können Suchen einfach zusammengestellt, geteilt und Suchergebnisse exportiert werden.
Selbstverständlich liefern die Suchen das jeweils korrekte historische Ergebnis. Wird die geteilte Standard-Suche also zu einem anderen Stichtag ausgeführt, werden die jeweils historisch korrekten Ergebnisse angezeigt und auf Wunsch nach Excel ® exportiert.
Excel-Migration
Der Umstieg von der “üblichen” Papier/Excel-Organisation nach OneSense gestaltet sich sehr einfach. OneSense ist in der Lage, CSV (Excel ®) Dateien zu importieren. Zusammen mit der bewährten Vorgehensweise, einen historischen “Startpunkt” für den Beginn mit OneSense zu definieren, ist ein Start in wenigen Tagen möglich.
Der Import der Daten erfolgt einfach mit den gleichen Excel-Tabellen, wie beim Export der Daten. Durch diese Gleichartigkeit wird die Komplexität der Migration deutlich verringert.
Referenz: Beteiligungsbericht der Stadt Herne
Beteiligungsbericht der Stadt Herne
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Powerpoint-Präsentation
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