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BVK

Guten Tag Herr Dr. Haas,

vielen Dank für Ihr Interesse am OneSense Beteiligungsmanagement. Wir freuen uns, Ihnen nun eine individuell zusammengestellte Übersicht der Funktionen von OneSense präsentieren zu können.

Im unteren Teil (nach den Referenzkunden) finden Sie eine tabellarische Übersicht über die typischen Kundenanforderungen, die wir aus Projekten innerhalb des Sperkassensektors kennen.

Im Laufe der KW 8 werde ich gerne mit Terminvorschlägen für eine Präsentation der Software in Ihrem hause auf Sie zukommen.

Bis dahin wünsche ich viel Freude bei der Lektüre.

Mit freundlichen Grüßen

Ivo Wildtraut


Zusammenfassung:

Alle Daten zur Beteiligung auf einen Blick!

Das OneSense Beteiligungsmanagement führt alle Beteiligungsdaten in einer kompakten und historisierenden Oberfläche in einem zentralen System zusammen. Die Daten und Dokumente sind widerspruchsfrei, einheitlich aufgebaut, jederzeit verfügbar und technisch auswertbar.


Aufgaben des Beteiligungsmanagements:
Verwaltung und Controlling. Automatisierung anstelle Handarbeit!


Screenshots:


Komplettes Bild der Beteiligung “auf einen Blick”

Einfachstes Verwalten von Unternehmen, Kapitalien, Anteilen, Gremien, Mandaten, Personen.

Die Kerndaten des Beteiligungsmanagements werden in OneSense auf sehr einfache Weise hinterlegt, denn

  • Jede Information wird nur 1x im System hinterlegt
  • Die Daten sind immer gleich – unabhängig von der späteren Verwendung
    (Beispiel: Unabhängig von der Rolle als Muttergesellschaft, Teilkonzernmutter, Tochtergesellschaft, Fondsbeteiligung, Vertragspartner, WP-Unternehmen, Verband, …. sind die Daten eines Unternehmens immer gleich strukturiert)
  • Es werden nur die “direkten” Verbindungen (Anteile, Verträge, etc.) gepflegt. Indirekte Auswirkungen (Quoten) ermittelt OneSense vollautomatisch
  • Die leistungsfähige Mathematik und Logik übernimmt viele Aufgaben (Umrechnung Anteil / Stimme / Nominal… aus Angabe Stückzahl) vollautomatisch.
  • Bei Änderungen müssen alte Daten nicht berücksichtigt werden (siehe Historie)
  • Alle Informationen werden an zentraler Stelle im Kontext dargestellt und zur Pflege angeboten.
  • Alle Anforderungen an professionelle Datenverwaltung werden erfüllt (Revisionssicherheit, Compliance, etc.)

OneSense schafft Klarheit


Standardberichte

OneSense bietet verschiedene Standardberichte. Beispielsweise das Unternehmens-Stammblatt, welches alle Informationen zu einer Beteiligung kompakt auf wenigen Seiten zusammenstellt (ideal zur Sitzungsvorbereitung).

OneSense Standardberichte beim Unternehmen

Dokumentenmanagement

OneSense verwaltet nicht nur Daten, sondern auch Dokumente in einer übersichtlichen, gemeinsamen Oberfläche. So finden sich die aktuellen (und auch alle historischen) Handelsregisterauszüge direkt in der Maske des Unternehmens bei der Handelsregisternummer. Ebenso findet sich der Geschäftsführer-Vertrag bei dem Mandat “Geschäftsführer” und wird (natürlich nur auf Wunsch) automatisch (1) bei der Person, (2) bei dem Unternehmen, (3) bei dem Gremium, (4) etc. angezeigt.

Die vollautomatische Integration des Dokumentenmanagements in die Datenverwaltung bietet große Arbeitserleichterung und Transparenzgewinne.


Gremienverwaltung, Mandatsbetreuung, Beschlusswesen, Maßnahmenverfolgung

Gremien und Mandate werden in OneSense gewöhnlich für viele Unternehmen des Beteiligungsportfolios verwaltet. Die vollständige Gremienarbeit inkl. der Sitzungsvor- und Nachbereitung und dem Beschlusswesen und der Maßnahmenverfolgung hingegen wird gewöhnlich nur für die “eigenen Gremien” (oft: gesetzlich zu bildenden Gremien) durchgeführt.

Beide Aufgabenbereiche können vollständig in OneSense abgebildet werden, wobei eine personelle Trennung zwischen den Bearbeitern der allgemeinen Mandateverwaltung und der intensiven Gremienarbeit möglich ist.


Erstellung von Organisationscharts

Aus den Daten des Systems – für gewöhnlich aus den Daten von Unternehmen und Anteilen – aber auch aus Daten zu Unternehmen, Verträgen, Leistungsbeziehungen, Quoten und mehr – kann OneSense mit wenigen Mausklicks beeindruckende und aussagefähige Grafiken erzeugen. Dabei können die Daten von kleinen Ausschnitten des Beteiligungsgeflechtes ebenso dargestellt werden wie die Daten vollständiger Konzernbäume.


Historie (wie genau), Korrektheit, Garantie….

OneSense speichert bei jeder Datenpflege den genauen Zeitpunkt der Pflege und den Wirksamkeits-Stichtag der Dateneingabe.

Damit ist es möglich “Heute” (Datenpflege) eine Information mit Wirksamkeit (beispielsweise) zum 01.01.2015 einzugeben. Beispiel:
Der User erhält erst heute die Information dass zum 01.01.2015 ein Vertrag geändert wurde.

OneSense stellt dabei SICHER dass aus den verschiedenen Datenpflegen automatisch ein vollständiges und widerspruchsfreies Bild der historischen Gesamtverläufe entsteht.

Historisierende Datenpflege
OneSense baut aus der täglichen Datenpflege in eine lückenlose Historie auf.

Wiedervorlagen, Fristen verwalten

OneSense bietet die Möglichkeit, an jeder gewünschten Stelle Datumsfelder hinzu zu fügen. Damit können sowohl Termine für Wiedervorlagen, also auch für die Überwachung von Fristen eingestellt werden.

Die “Erinnerung” an Fristen oder Wiedervorlagen erfolgt durch die “automatisierbare” Erstellung von Wiedervorlage-Listen, basierend auf den eingestellten Datum-Informationen.

Datumsfelder können für Wiedervorlagen und Fristenüberwachung genutzt werden.
Datumsfelder können für Wiedervorlagen und Fristenüberwachung genutzt werden.

Collaboration

OneSense besitzt eine Vielzahl von Funktionen, die eine effektive Zusammenarbeit – auch weit über Teamgrenzen hinweg – sicher stellen.

  • Integrierte Inbox (Posteingang für jeden Benutzer)
  • Versand von eMails (auch an Personen, die keine aktiven Nutzer von OneSense sind)
  • Benachrichtigungssystem bei Datenänderungen (vollautomatisches Informieren, beispielsweise bei erreichen eines Workflow-Status)
  • Terminerinnerung (vollautomatische Versendung von Mails bei Eintritt von Termin mit Vorlaufzeit)
  • Erstellung von Workflows bestehend aus beliebig vielen Schritten (jeweils mit Freigabe)
  • Vollständige Dokumentation jedes Schrittes (und jeder dazu gehörigen Datenänderung) in einem eigenen Log

OneSense organisiert die Arbeit im Beteiligungsmanagement.


Investitionsantrag: Wirtschaftlichkeit

Systeme für das Beteiligungsmanagement sind aufgrund der vielfältigen Pflichten und dem wachsenden Organisationsbedarf ein must-have für jeden Konzern. Die Wirtschaftlichkeit speilt bei der fachlichen Entscheidung daher zunächst keine Rolle, trotzdem berichten Kunden regelmäßig von sehr kurzen Amortisationszeiten.

Nachdem die fachlich Entscheidung für ein OneSense Beteiligungsmanagement gefallen ist, verlangen viele Unternehmen im Rahmen des Investitionsantrages eine Wirtschaftlichkeitsberechnung. Dabei spielen natürlich individuelle Argumente die entscheidende Rolle – einige allgemein gültige  Hinweise zum Aufbau von Wirtschaftlichkeitberechnungen können hier aber gegeben werden.

  1. Zeitersparnis durch “Finden statt Suchen
    Die tagtäglich Arbeit besteht für viele Kollegen aus dem Zusammentragen und Abgleichen von Daten aus Verträgen mit den Beteiligungen. Diese Arbeit fällt völlig weg, denn in OneSense werden alle Daten und Dokumente in der korrekten Historie an einer zentralen Stelle angeboten.
    In einem Kundenprojekt wurde ein Potential von 15% – 25% für je 2 Mitarbeitern in 6 Abteilungen angenommen.
  2. Zeitersparnis durch Abschaffung Doppelarbeit:
    Jeden Konzern treffen eine Vielzahl von Pflichten im Umfeld der Unternehmensbeteiligungen. Diese werden selbstverständlich auch vor der Einführung eines OneSense Beteiligungsmanagements erfüllt, wobei eine abteilungsorientierte Arbeitsweise typisch ist. Dabei werden viele Daten in jeder Abteilung – also insgesamt mehrfach – verwaltet. Der dadurch entstehende sinnlos Aufwand ist erheblich.
  3. Qualität erspart Kosten
    Die gemeinsame Arbeit auf einer einheitlichen, widerspruchsfreien Datenbasis reduziert den Aufwand für Fehlerbehebungen, Nacharbeiten und Qualitätsprüfungen enorm. Insbesondere vor Jahresabschlüssen oder großen Umgestaltungen ist dieser Effizienzgewinn entscheidend.
  4. Sicherheit erspart Kosten und verbessert Ergebnisse
    Durch die gemeinsame Arbeit entsteht eine mehrfach gesicherte Datenbasis, denn sie wird aus vielen Blickwinkeln betrachtet. Am Beteiligungsmanagement beteiligt sind die Abteilungen: Finanzbuchhaltung, Konsolidierung, Treasury, Rechtsabteilung, M&A, Vorstandsbereich (Mandate) und Öffentlichkeitsarbeit. Die gesicherte Daten- und Dokumentenbasis garantiert erheblich bessere Entscheidungen in vielen Vorgängen, weil mehr und bessere Daten hinzu gezogen werden können.
  5. Wegfall von externen Dienstleistern
    Viele der durch OneSense erfüllten Aufgaben werden ohne OneSense durch externe Dienstleister erfüllt. Vorbereitungsarbeiten von Jahresabschlüssen und Gesellschafterversammlungen, Analysen und Datenraum-Erstellungen bei M&A – Projekten, Erstellung von Konzerndarstellungen und Analysen, etc. sind nur einige Beispiele. In einem Kundenprojekt konnte die Zahl der externen Anwälte um 1 Stelle reduziert werden.
  6. Zeitgewinn durch Wegfall von Medienbrüchen
    Vor er Weitergabe an andere Abteilungen werden Daten häufig aufbereitet und in eine passende Form gebracht. Beispielsweise für die Anlagenbuchhaltung wurden in einem Kundenprojekt regelmäßig von 5 Abteilungen Daten zusammen getragen. Der Aufwand war erheblich. In der empfangenden Abteilung wurden die Daten erneut aufbereitet um sie in einem teilautomatischen Prozess in ein Buchhaltungssystem zu importieren. Mit OneSense fallen alle Medienbrüche weg.
  7. Zeitgewinn durch Automatisierung.
    Die Automatisierung von OneSense löst eine Vielzahl von manuellen Arbeiten ab. Beispielsweise die Terminerinnerung kann vollautomatisch E-Mails versenden, wenn Wiedervorlagetermine erreicht wurden, oder wenn an regelmäßige Pflichten erinnert werden soll. Die Funktion bietet die Möglichkeit nur in bestimmten Datenkonstellationen (nur wenn es wirklich nötig ist) Erinnerungen zu versenden. Zudem kann bei nicht erfolgter Pflege eine Eskalation der Erinnerung an Kollegen oder Vorgesetzte erfolgen.
    Die automatische Terminerinnerung kann eine händische Terminverwaltung vollständig ablösen. In einem Kundenprojekt konnte eine halbe Hilfskraft-Stelle für andere Aufgaben eingesetzt werden.

Der eigentliche “Return on investment” eines Beteiligungsmanagement-Systems liegt in der sicheren Transparenz und der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Trotzdem ergibt sich in den realen Projekten zusätzlich eine sehr schnelle Amortisation durch eine Vielzahl von Einsparungen.


Kunden und Referenzen OneSense Beteiligungsmanagement

OneSense-Kunden

Typische Kundenanforderungen

an ein Beteiligungsmanagement-System (Lastenheft)

Anforderungskatalog Beteiligungsmanagement - Software

Funktionale AnforderungenWichtig (primär)Kann (sekundär)Anmerkungen
Beteiligungsverwaltung Hauptfunktionen
HistorienführungxDie Software muss automatisch bei jeder Dateneingabe eine Änderungshistorie aufbauen. Alte Daten sollen dabei nicht verworfen, sondern in der Vergangenheit bewahrt bleiben.
ZeitreisenxDurch Eingabe eines zentralen Stichtag-Datums muss das System an den angegebenen Zeitpunkt reisen und danach alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen. Das muss für den gesamten Inhalt, Daten und Dokumente gelten und auch für das Berichtswesen zur Verfügung stehen.
KorrigierbarkeitxAlle Einträge müssen jederzeit - auch historisch nachwirkend - korrigierbar sein.
Revisions-HistoriexTrotz der Korrigierbarkeit muss eine zusätzliche Historie alle Datenänderungen (auch nachträglich korrigierte) in einem unveränderlichen Protokoll mitführen (Nachvollziehbarkeit)
Multi-User-FähigkeitxMehrere Personen müssen gleichzeitig und unabhängig voneinander an dem System arbeiten können.
BenachrichtigungssystemxEs muss möglich sein, Benutzer bei Datenänderungen im System automatisch per eMail informieren zu lassen
BerechtigungssystemxDen Usern müssen mit einem Rollen-Konzept Rechte zur Ansicht, Neuanlage, Änderung und Löschung von Daten gegeben oder entzogen werden können.
DruckbarkeitxJede Bildschirmseite sollte sinnvoll druckbar sein
ExportmöglichkeitxDas System sollte eine komfortable Möglichkeit besitzen, Datenlisten zusammen zu stellen und für die Verwendung in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren.
ReportingxNeben dem Export muss das System eine Unterstützung für ein Standard-Reporting bieten. Notwendig ist die Möglichkeit, fest vorgegebene Berichte auf Knopfdruck zu erzeugen und als PDF abzuspeichern
DokumentenverwaltungxDas System muss eine integrierte Möglichkeit anbieten, neben den Daten auch die gesellschaftsrechtlich relevanten Dokumente zu erwalten.
GrafikerzeugungxIn der Beteiligungsverwaltung muss es möglich sein, auf einfache Weise Konzerngrafiken (Konzernspinne) zu erzeugen und bei Änderungen am Beteiligungsgeflecht zu aktualisieren.
BeteiligungsberichtxDas System muss den vollständigen Beteiligungsbericht inkl. aller Kapitel und grafischer Elemente als PDF auf Knopfdruck erzeugen. Nacharbeit darf nicht nötig sein.
InboxxDas System sollte über eine Nachrichtenfunktion verfügen, mit der User untereinander kommunizieren können.
VorschlagswesenxEs sollte möglich sein, Usern keine direkte Schreibmöglichkeit im System zu geben, sondern nur die Möglichkeit Datenänderungen vorzuschlagen. Die Änderungen sollen erst durch eine Freigabe von einem anderen User (mit Schreibrecht) in der Datenbank wirksam werden. Das System muss über eine Massenfreigabe verfügen (Viele Vorschläge mit einem Mausklick annehmen)
VerteilbarkeitxDas System muss technisch sowohl bei den Haupt-Usern im Referat, als auch zu Usern bei Tochtergesellschaften verteilt werden können.
AnpassbarkeitxDas System muss vom geschulten Anwender jederzeit um neue Felder erweiterbar sein. Bestehende Felder müssen verändert und gelöscht werden können.
ErweiterbarkeitxDie Anpassbarkeit muss über reine Änderungen hinaus gehen. Möglich sein muss eine freie Erweiterung um komplett neue Datenbereiche mit beliebigen Feldinhalten, mit inhaltlichen (Vergleich), mathematischen (Formel-Berechnungen) und logischen (if-then...) Bezügen zu den bestehenden und neuen Daten.
ZertifizierungxDie Software sollte von einem Wirtschaftsprüfer zertifiziert worden sein.
Gesellschaften
allgemeinen Stammdaten der GesellschaftxStammdaten müssen historisiert verwaltet werden und jederzeit erweiterbar / änderbar sein
Adressen (Eingetragener Sitz, Postanschrift, etc.)xMehrere Adressen gleichzeitig je Gesellschaft
Mandaten und Gremien der GesellschaftxGremien müssen der Gesellschaft zugeordnet sein, Mandate dem Gremium
Bankkonten und -vollmachtenxMehrere Bankkonten je Gesellschaft, mehrere Vollmachten von Personen je Bankkonto
Beziehungen zwischen Gesellschaften und Personen (Wirtschaftsprüfer, Prokurist, etc.)xNeben den bekannten Beziehungen (Anteil, Quoten, Verträge, etc.) müssen noch beliebige weitere Beziehungen abbildbar sein.
Standorten (Permanente Betriebsstätten, Werke, Niederlassungen etc.)xJe Gesellschaft müssen mehrere Standorte, je Standort gleichzeitig mehrere Gesellschaften pflegbar sein
Beteiligungsverhältnissen (Direkte/indirekte Beteiligungsquoten)xQuoten müssen automatisch errechnet werden
Kapitalstruktur (Kapitalausstattung einer Gesellschaft)xDie Kapitalausstattung von Gesellschaften muss gesellschaftsrechtlich korrekt, also mit mehreren Kapitalbestandteilen und mehreren Buchungskategorien abbildbar sein.
BürgschaftenxBürgschaften müssen als Beziehungen mit drei Teilnehmern , und zwar (1) den die Verbindlichkeiten tragenden Hauptschuldner, (2) den für die Verbindlichkeit haftenden Bürgen und (3) den Gläubiger der Verbindlichkeit abbildbar sein.
Konsolidierungsrelevante Informationenxwenn möglich importierbar aus ERP-System
Steuerliche Daten (Organschaften, Steuernummern, etc.)xauch für die Verwendung in den steuerlichen Meldungen
Personen
allgemeinen Stammdaten der PersonxHistorisiert und erweiterbar. Namenswechsel dürfen nicht zu einer Fragmentierung der Historie führen
Adressen (Postanschrift, Privatadresse etc.)xPflege und Ansicht muss getrennt zu berechtigen sein
Mandaten (Gremien) der PersonxDie Liste der Mandate muss sich automatisch aus dem System ergeben (Filter aller im System hinterlegten Mandate auf Zeitpunkt und Person)
Beziehungen zwischen Personen und GesellschaftenxAlle Arten von Beziehungen sollten sich - ähnlich der Mandate - hinterlegen lassen
Anteile
einzelner Anteile (Automatische Addition der Werte)xNeben der Quotenberechnung muss auch ein Addition von mehreren parallelen Anteilen umgesetzt sein
AnteilsverläufenxVeränderungen an Anteilen - auch durch Eingabe expliziter Geschäftsvorfälle - müssen sauber in der Historie erkennbar sein.
Beteiligungsverhältnissen (Direkte/indirekte Beteiligungsquoten) bspw. von Kapitalanteilen abweichende StimmanteilexQuotenberechnung nach verschiedenen Rechtsvorschriften (nicht nur durchgerechnet)
GesellschafterstrukturenxDer "Blick nach oben" in Richtung auf "wer hält mich?" muss sich anhand von Anteilen und Quoten ebenso automatisch ergeben wie der "Blick nach unten" in Richtung auf "wen halte ich?".
Beteiligungswerte (Buchwerte, Aufwände, Erträge, etc.)xWerte müssen auf der Basis von Anteilen verwaltet werden (in Anteilen steckt die Investition)
Anteilen in Form einer Konzernspinne etc. (jederzeit auf Knopfdruck erzeugbar)xKonzerngrafiken müssen mit wenigen Mausklicks erzeugbar sein. Wichtig: Bei händischen Nachbearbeitungen muss die Ansortierung der Unternehmen / Unternehmensgruppen automatisch optimiert werden können.
Anteilen von Personen und UnternehmenxAnteile müssen auch von natürlichen Personen gehalten werden können.
Quoten
Vollautomatische Errechnung von Quoten nach mehreren Vorschriften inkl. Historie (HGB, IFRS, KWG, AWV etc.)xDie Software ermittelt vollautomatisch die Beteiligungsquoten zwischen zwei Unternehmen bzw. einer Person und einem Unternehmen, und zwar sowohl unmittelbare Quoten (Mutter > Tochter) als auch mittelbare (Mutter > Urenkel oder auch Tochter > Urenkel). Quote ist allerdings nicht gleich Quote, da unterschiedliche Vorschriften (HGB, AWV, KWG, ...) insbesondere mit der Definition der Muttereigenschaft und damit der Frage, wie mittelbare Anteile zuzurechnen sind, recht unterschiedlich umgehen. Daher ermittelt die Software für jede Halter-Emittenten-Beziehung die Quoten nach den unterschiedlichsten Rechtsvorschriften.
Weitere, eigenständige Inhaltex
VerträgexVerträge, die gesellschaftsrechtliche Relevanz und Auswirkung haben (Beherrschungsvertrag, etc.) müssen verwaltet, und bei der Quotenberechnung berücksichtigt werden können.
Gremien / OrganexEs sollten nur die rechtlich zulässigen Gremien je Rechtsform pflegbar sein können
MandatexMandate sollten als Liste automatisch beim Gremium und bei der natürlichen Person erscheinen und exportierbar sein (Mandatebericht)
AbschlüssexAbschlussdaten sollten aus anderen Systemen oder aus CSV-Tabellen importierbar sein.
LeistungsverflechtungenxWeitere Beziehungen wie beispielsweise Leistungsverflechtungen müssen in der Datenbank anlegbar sein.
Historienführung (Details)
Historische Suche mit ExportmöglichkeitxEs muss eine Suchmöglichkeit nach "Änderungsvorgängen" innerhalb der Datenbank geben
Lückenloser Nachweis von ÄnderungenxDie Historie muss einen lückenlosen Änderungsverlauf garantieren, auch wenn im Nachhinein historische Richtigstellungen in die Historie eingepflegt wurden.
Änderungshistorie (Tracking-Log)xNeben der änderbaren (Fehlerbereinigung) Historie muss es in der Datenbank noch eine unveränderbare Historie aller Vorgänge geben, die die Revisionssicherheit garantiert.
Automatische Historienführung in jedem FeldxAlle Felder müssen in die Historisierung einbezogen sein (ohne Ausnahme)
Dokumente (Details)
Ablage von Dokumenten im System zu Gesellschaften, Personen, Mandaten etc.xDokumente müssen zusammen mit den Daten verwaltet werden um die Suche nach Dokumenten zu vereinfachen. Es müssen alle Arten von Dokumenten in der Datenbank ablegbar sein.
Dokumente (genau wie Daten) voll historisch verwaltetxDokumente müssen der gleichen Historienlogik wie die übrigen Daten unterliegen um "Zeitreisen" zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Historie zu ermöglichen. Bei Zeitreisen müssen dem User alle Daten und Dokumente im gleichen historischen Gesamtkontext dargestellt werden (Voraussetzung für historisierende Datenpflege)
Klassifizierung von Dokumenten nach Dokumenttyp (Satzung, Protokoll, EAV etc.)xDokumente müssen mit erweiterten Klassifizierungskriterien abgelegt werden können
Collaboration(Details)Die Software muss Arbeitsabläufe unterstützen und automatisieren können
KalenderxIst ein Datum bereits in der Software vermerkt (z.B. Ablauf eines Mandates, Gremiensitzung, etc.) muss die Software das Datum mit einem Link zu dem Objekt in einem integrierten Kalender anzeigen können.
Automatische BenachrichtigungenxBei Datenänderungen muss die Software vollautomatisch eMails an Verantwortliche schicken können. Die Verantwortlichen müssen sich aus den Daten herleiten lassen (flexibel).
TerminerinnerungenxAn kommende Termine muss (neben der Kalenderfunktion) auch vollautomatisch per eMail erinnert werden können.
WorkflowxDie genannten Technologien müssen sich zu Workflow-Ketten verbinden lassen können
Anzeigebedingung (Workflow)xFelder im System müssen abhängig von (Workflow-)Stati anzeigbar sein.