OneSense ist die sichere und einfache Lösung für das Beteiligungsmanagement von Versicherungsunternehmen

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 Vorab:

Woran erkennt man ein Beteiligungsmanagement-System? Es sind die Funktionen und es reichen vier Fragen:

• Beherrscht das System die Abbildung von Unternehmen mit deren kompletter Kapitalstruktur (mehrere Kapitalien je Unternehmen möglich)?
• Beherrscht das System die automatische Quotenerrechnung nach mehreren Berechnungsmethoden?
• Beherrscht das System die automatische Erfüllung des Meldewesens, also die Erzeugung von Meldungen auf Basis der Datenpflege?
• Beherrscht das System Zeitreisen durch die Historie?
  • Freies Setzen des Datums
  • Ansicht aller Daten und Dokumente im gewählten historischen Kontext,
  • Datenpflege “nachträglich” in Historie möglich

Systeme, die nicht wenigstens diese Funktionen besitzen, sind kein Beteiligungsmanagement, sondern nur Stammdatenverwaltungen.

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Themen

Aus der Vielzahl der Themen haben wir für Sie folgende Auswahl getroffen:

• Ausgangssituation
• Kurzdarstellung OneSense Beteiligungsmanagement
• Screenshot-Sammlung
• Historie (wie genau), Korrektheit, Garantie….
• Berechtigungsmodell / Datenpflege durch Tochtergesellschaften
• Workflow 4-Augen-Prinzip
• Gespeicherte Suchen – Ad hoc Report
• Excel-Migration

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Ausgangssituation

• Ihr Unternehmen besitzt (wie fast jeder Versicherungs-Konzern) eine Vielzahl von Unternehmensbeteiligungen.
• Die Daten zu den Beteiligungen werden in unterschiedlichen Abteilungen in mehreren Listen und auf gemeinsamen Laufwerken verwaltet.
• Sie haben erkannt dass diese Art der Datenverwaltung aufwändig und fehleranfällig ist
• Sie haben erkannt dass diese Art der Datenverwaltung den Vorschriften widerspricht und keine Sicherheit bietet.
• Sie suchen ein zertifiziertes und umfassendes System, welches einfach einzuführen und zu erlernen ist.

Dann haben Sie mit dem OneSense Beteiligungsmanagement das richtige System gefunden.

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Kurzdarstellung OneSense

• Einfach zu bedienen
• Extrem leistungsfähig
• Viele Automatisierungen
• Lückenlos historisierende Datenverwaltung mit Zeitreisen
• Mit Dokumentenverwaltung (echte Integration)
• Leistungsfähige, automatische Grafik-Erstellung
• Verwaltet werden Daten und Dokumente zu:
  • Unternehmen
  • Anteile
  • Quoten (errechnet)
  • Personen
  • Mandate
  • Gremien
  • Gremiensitzungen und deren Dokumente
  • Abschlüsse
  • Kapitalbestände
  • etc.
• Preiswert in Anschaffung und problemlos im Betrieb

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Screenshot-Sammlung:

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Historie, Korrektheit, Garantie….

OneSense speichert bei jeder Datenpflege (1) den genauen Zeitpunkt der Pflege und (2) den Wirksamkeits-Stichtag der Dateneingabe.

Damit ist es möglich “Heute” (Datenpflege) eine Information mit Wirksamkeit (beispielsweise) zum 01.01.2015 einzugeben. Beispiel:
Der User erhält erst heute die Information dass zum 01.01.2015 ein Vertrag geändert wurde.

OneSense stellt dabei SICHER dass aus den verschiedenen Datenpflegen ein verlässliches, lückenloses und vollständiges Bild der historischen Gesamtverläufe entsteht.

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Berechtigungsmodell / Datenpflege durch Teilkonzerne

In OneSense meldet sich jeder User mit seinem Namen und Passwort an. Er sieht und pflegt dann nur die Daten, die ihm in seinen User-Rollen zugeordnet sind.

Das Berechtigungsmodell lässt eine vollständige Trennung der User innerhalb deren Datenbereiche zu. Es ist so verlässlich dass beispielsweise unsere Bankenkunden auch als “confidential” gekennzeichnete Informationen der Verwaltung durch OneSense anvertrauen.

Die Berechtigungen beziehen sich nicht nur auf die Ansicht, sondern auch auf das Recht zu pflegen, zu löschen, zu exportieren, neu anzulegen, etc.

Teilkonzerne:

Das Berechtigungsmodell erlaubt auch die Festlegung von Berechtigungsgruppen. Damit ist es möglich dass beispielsweise Teilkozern-User “nur” die Unternehmen des eigenen Konzern sehen und pflegen dürfen. Die User der Holding sehen dagegen alle Unternehmen.

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Workflow Vorschlagswesen (4-Augen-Prinzip)

OneSense besitzt ein “Vorschlagswesen”. Damit kann es Usern (die keine Daten ändern dürfen) erlaubt werden, Vorschläge für Datenpflegen einzureichen.

Diese Vorschläge werden in einer Vorschlagsliste gespeichert und können von den schreib-berechtigten Usern angenommen oder abgelehnt werden. Erst mit der Annahme der Vorschläge gehen die Daten in die echte Datenbank ein.

Das Vorschlagswesen garantiert eine doppelte Überprüfung der Daten in der Datenbank. Zudem sichert es die Nachverfolgbarkeit der Dateneingaben (zwingende Compliance-Anforderung).

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Gespeicherte Suchen – Ad hoc Report

Eine der mächtigsten Funktionen von OneSense ist die Listen-Suche. Damit wird es möglich, mit wenigen Mausklicks beliebige Suchkriterien zu “verknüpfen” und so sehr einfach Listen zu erzeugen.

Diese Suchangaben können gespeichert und als “gespeicherte Suchen” mit jedem anderen User geteilt werden (ad-hoc-Reporting).

Selbstverständlich liefern die Suchen das jeweils korrekte historische Ergebnis. Wird die geteilte Standard-Suche also zu einem anderen Stichtag ausgeführt, werden die jeweils historisch korrekten Ergebnisse angezeigt und auf Wunsch nach Excel ® exportiert.

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Excel-Migration

Der Umstieg von der “üblichen” Papier/Excel-Organisation nach OneSense gestaltet sich sehr einfach. OneSense ist in der Lage, CSV (Excel ®) Dateien zu importieren. Zusammen mit der bewährten Vorgehensweise, einen historischen “Startpunkt” für den Beginn mit OneSense zu definieren, ist ein Start in wenigen Tagen möglich.

Der Import der Daten erfolgt einfach mit den gleichen Excel-Tabellen, wie beim Export der Daten. Durch diese Gleichartigkeit wir die Komplexität der Migration deutlich verringert.

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Kunden und Referenzen

                                               

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Begriffsdefinition

Beteiligungsmanagement:

• Schwerpunkt auf die Verwaltung von Unternehmen, Anteilen, Gremien, Personen, Mandaten und Leitungsbeziehungen
• Tagesaktuell historisierende Datenverwaltung
• Dokumentenmanagement
• Datenpflege mit Vorschlagswesen (4-Augen-Prinzip)
• Berechtigungsmanagement (jeder sieht und pflegt nur die Daten, die er sehen und pflegen soll)
• Revisionssicher Ablage
• Vollautomatischer Beteiligungsbericht komplett in PDF auf Knopfdruck
• Flexibles Datenmodell: Jederzeit um Felder und Funktionen erweiterbar

Beteiligungscontrolling:

• Datenerfassung/-import:
• Erfassung von BWA und Jahresabschlussdaten
• Elektronischer Import von Finanzdaten (aus der Finanzbuchhaltung)
• Erfassung des Wirtschaftsplans
• Separates Webportal für Beteiligungen zur elektronischen Einreichung der Daten
• Auswertung Kennzahlen:
• Jahresabschluss-/BWA-Analysen (GuV, Bilanz, Cashflow, Finanz-Kennzahlen)
• Plan-Ist Auswertung (Monatsebene, Quartalsebene)
• Vollständige Kommentierungsfunktionen inkl. Layoutfunktionen
• Portfolioauswertungen
• Export nach MS Excel
• Darlehensverwaltung

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Typische Kundenanforderungen

an ein Beteiligungsmanagement-System (Lastenheft)

Anforderungskatalog Beteiligungsmanagement - Software

Funktionale Anforderungen	Wichtig (primär)	Kann (sekundär)	Anmerkungen
Beteiligungsverwaltung Hauptfunktionen
Historienführung	x		Die Software muss automatisch bei jeder Dateneingabe eine Änderungshistorie aufbauen. Alte Daten sollen dabei nicht verworfen, sondern in der Vergangenheit bewahrt bleiben.
Zeitreisen	x		Durch Eingabe eines zentralen Stichtag-Datums muss das System an den angegebenen Zeitpunkt reisen und danach alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen. Das muss für den gesamten Inhalt, Daten und Dokumente gelten und auch für das Berichtswesen zur Verfügung stehen.
Korrigierbarkeit	x		Alle Einträge müssen jederzeit - auch historisch nachwirkend - korrigierbar sein.
Revisions-Historie	x		Trotz der Korrigierbarkeit muss eine zusätzliche Historie alle Datenänderungen (auch nachträglich korrigierte) in einem unveränderlichen Protokoll mitführen (Nachvollziehbarkeit)
Multi-User-Fähigkeit	x		Mehrere Personen müssen gleichzeitig und unabhängig voneinander an dem System arbeiten können.
Benachrichtigungssystem		x	Es muss möglich sein, Benutzer bei Datenänderungen im System automatisch per eMail informieren zu lassen
Berechtigungssystem	x		Den Usern müssen mit einem Rollen-Konzept Rechte zur Ansicht, Neuanlage, Änderung und Löschung von Daten gegeben oder entzogen werden können.
Druckbarkeit		x	Jede Bildschirmseite sollte sinnvoll druckbar sein
Exportmöglichkeit	x		Das System sollte eine komfortable Möglichkeit besitzen, Datenlisten zusammen zu stellen und für die Verwendung in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren.
Reporting	x		Neben dem Export muss das System eine Unterstützung für ein Standard-Reporting bieten. Notwendig ist die Möglichkeit, fest vorgegebene Berichte auf Knopfdruck zu erzeugen und als PDF abzuspeichern
Dokumentenverwaltung	x		Das System muss eine integrierte Möglichkeit anbieten, neben den Daten auch die gesellschaftsrechtlich relevanten Dokumente zu erwalten.
Grafikerzeugung	x		In der Beteiligungsverwaltung muss es möglich sein, auf einfache Weise Konzerngrafiken (Konzernspinne) zu erzeugen und bei Änderungen am Beteiligungsgeflecht zu aktualisieren.
Beteiligungsbericht	x		Das System muss den vollständigen Beteiligungsbericht inkl. aller Kapitel und grafischer Elemente als PDF auf Knopfdruck erzeugen. Nacharbeit darf nicht nötig sein.
Inbox		x	Das System sollte über eine Nachrichtenfunktion verfügen, mit der User untereinander kommunizieren können.
Vorschlagswesen		x	Es sollte möglich sein, Usern keine direkte Schreibmöglichkeit im System zu geben, sondern nur die Möglichkeit Datenänderungen vorzuschlagen. Die Änderungen sollen erst durch eine Freigabe von einem anderen User (mit Schreibrecht) in der Datenbank wirksam werden. Das System muss über eine Massenfreigabe verfügen (Viele Vorschläge mit einem Mausklick annehmen)
Verteilbarkeit		x	Das System muss technisch sowohl bei den Haupt-Usern im Referat, als auch zu Usern bei Tochtergesellschaften verteilt werden können.
Anpassbarkeit	x		Das System muss vom geschulten Anwender jederzeit um neue Felder erweiterbar sein. Bestehende Felder müssen verändert und gelöscht werden können.
Erweiterbarkeit	x		Die Anpassbarkeit muss über reine Änderungen hinaus gehen. Möglich sein muss eine freie Erweiterung um komplett neue Datenbereiche mit beliebigen Feldinhalten, mit inhaltlichen (Vergleich), mathematischen (Formel-Berechnungen) und logischen (if-then...) Bezügen zu den bestehenden und neuen Daten.
Zertifizierung		x	Die Software sollte von einem Wirtschaftsprüfer zertifiziert worden sein.
Gesellschaften
allgemeinen Stammdaten der Gesellschaft	x		Stammdaten müssen historisiert verwaltet werden und jederzeit erweiterbar / änderbar sein
Adressen (Eingetragener Sitz, Postanschrift, etc.)	x		Mehrere Adressen gleichzeitig je Gesellschaft
Mandaten und Gremien der Gesellschaft	x		Gremien müssen der Gesellschaft zugeordnet sein, Mandate dem Gremium
Bankkonten und -vollmachten		x	Mehrere Bankkonten je Gesellschaft, mehrere Vollmachten von Personen je Bankkonto
Beziehungen zwischen Gesellschaften und Personen (Wirtschaftsprüfer, Prokurist, etc.)	x		Neben den bekannten Beziehungen (Anteil, Quoten, Verträge, etc.) müssen noch beliebige weitere Beziehungen abbildbar sein.
Standorten (Permanente Betriebsstätten, Werke, Niederlassungen etc.)		x	Je Gesellschaft müssen mehrere Standorte, je Standort gleichzeitig mehrere Gesellschaften pflegbar sein
Beteiligungsverhältnissen (Direkte/indirekte Beteiligungsquoten)	x		Quoten müssen automatisch errechnet werden
Kapitalstruktur (Kapitalausstattung einer Gesellschaft)	x		Die Kapitalausstattung von Gesellschaften muss gesellschaftsrechtlich korrekt, also mit mehreren Kapitalbestandteilen und mehreren Buchungskategorien abbildbar sein.
Bürgschaften		x	Bürgschaften müssen als Beziehungen mit drei Teilnehmern , und zwar (1) den die Verbindlichkeiten tragenden Hauptschuldner, (2) den für die Verbindlichkeit haftenden Bürgen und (3) den Gläubiger der Verbindlichkeit abbildbar sein.
Konsolidierungsrelevante Informationen		x	wenn möglich importierbar aus ERP-System
Steuerliche Daten (Organschaften, Steuernummern, etc.)		x	auch für die Verwendung in den steuerlichen Meldungen
Personen
allgemeinen Stammdaten der Person	x		Historisiert und erweiterbar. Namenswechsel dürfen nicht zu einer Fragmentierung der Historie führen
Adressen (Postanschrift, Privatadresse etc.)	x		Pflege und Ansicht muss getrennt zu berechtigen sein
Mandaten (Gremien) der Person	x		Die Liste der Mandate muss sich automatisch aus dem System ergeben (Filter aller im System hinterlegten Mandate auf Zeitpunkt und Person)
Beziehungen zwischen Personen und Gesellschaften	x		Alle Arten von Beziehungen sollten sich - ähnlich der Mandate - hinterlegen lassen
Anteile
einzelner Anteile (Automatische Addition der Werte)	x		Neben der Quotenberechnung muss auch ein Addition von mehreren parallelen Anteilen umgesetzt sein
Anteilsverläufen	x		Veränderungen an Anteilen - auch durch Eingabe expliziter Geschäftsvorfälle - müssen sauber in der Historie erkennbar sein.
Beteiligungsverhältnissen (Direkte/indirekte Beteiligungsquoten) bspw. von Kapitalanteilen abweichende Stimmanteile	x		Quotenberechnung nach verschiedenen Rechtsvorschriften (nicht nur durchgerechnet)
Gesellschafterstrukturen		x	Der "Blick nach oben" in Richtung auf "wer hält mich?" muss sich anhand von Anteilen und Quoten ebenso automatisch ergeben wie der "Blick nach unten" in Richtung auf "wen halte ich?".
Beteiligungswerte (Buchwerte, Aufwände, Erträge, etc.)	x		Werte müssen auf der Basis von Anteilen verwaltet werden (in Anteilen steckt die Investition)
Anteilen in Form einer Konzernspinne etc. (jederzeit auf Knopfdruck erzeugbar)	x		Konzerngrafiken müssen mit wenigen Mausklicks erzeugbar sein. Wichtig: Bei händischen Nachbearbeitungen muss die Ansortierung der Unternehmen / Unternehmensgruppen automatisch optimiert werden können.
Anteilen von Personen und Unternehmen	x		Anteile müssen auch von natürlichen Personen gehalten werden können.
Quoten
Vollautomatische Errechnung von Quoten nach mehreren Vorschriften inkl. Historie (HGB, IFRS, KWG, AWV etc.)	x		Die Software ermittelt vollautomatisch die Beteiligungsquoten zwischen zwei Unternehmen bzw. einer Person und einem Unternehmen, und zwar sowohl unmittelbare Quoten (Mutter > Tochter) als auch mittelbare (Mutter > Urenkel oder auch Tochter > Urenkel). Quote ist allerdings nicht gleich Quote, da unterschiedliche Vorschriften (HGB, AWV, KWG, ...) insbesondere mit der Definition der Muttereigenschaft und damit der Frage, wie mittelbare Anteile zuzurechnen sind, recht unterschiedlich umgehen. Daher ermittelt die Software für jede Halter-Emittenten-Beziehung die Quoten nach den unterschiedlichsten Rechtsvorschriften.
Weitere, eigenständige Inhalte		x
Verträge	x		Verträge, die gesellschaftsrechtliche Relevanz und Auswirkung haben (Beherrschungsvertrag, etc.) müssen verwaltet, und bei der Quotenberechnung berücksichtigt werden können.
Gremien / Organe	x		Es sollten nur die rechtlich zulässigen Gremien je Rechtsform pflegbar sein können
Mandate	x		Mandate sollten als Liste automatisch beim Gremium und bei der natürlichen Person erscheinen und exportierbar sein (Mandatebericht)
Abschlüsse		x	Abschlussdaten sollten aus anderen Systemen oder aus CSV-Tabellen importierbar sein.
Leistungsverflechtungen	x		Weitere Beziehungen wie beispielsweise Leistungsverflechtungen müssen in der Datenbank anlegbar sein.
Historienführung (Details)
Historische Suche mit Exportmöglichkeit	x		Es muss eine Suchmöglichkeit nach "Änderungsvorgängen" innerhalb der Datenbank geben
Lückenloser Nachweis von Änderungen	x		Die Historie muss einen lückenlosen Änderungsverlauf garantieren, auch wenn im Nachhinein historische Richtigstellungen in die Historie eingepflegt wurden.
Änderungshistorie (Tracking-Log)	x		Neben der änderbaren (Fehlerbereinigung) Historie muss es in der Datenbank noch eine unveränderbare Historie aller Vorgänge geben, die die Revisionssicherheit garantiert.
Automatische Historienführung in jedem Feld	x		Alle Felder müssen in die Historisierung einbezogen sein (ohne Ausnahme)
Dokumente (Details)
Ablage von Dokumenten im System zu Gesellschaften, Personen, Mandaten etc.	x		Dokumente müssen zusammen mit den Daten verwaltet werden um die Suche nach Dokumenten zu vereinfachen. Es müssen alle Arten von Dokumenten in der Datenbank ablegbar sein.
Dokumente (genau wie Daten) voll historisch verwaltet	x		Dokumente müssen der gleichen Historienlogik wie die übrigen Daten unterliegen um "Zeitreisen" zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Historie zu ermöglichen. Bei Zeitreisen müssen dem User alle Daten und Dokumente im gleichen historischen Gesamtkontext dargestellt werden (Voraussetzung für historisierende Datenpflege)
Klassifizierung von Dokumenten nach Dokumenttyp (Satzung, Protokoll, EAV etc.)	x		Dokumente müssen mit erweiterten Klassifizierungskriterien abgelegt werden können
Collaboration(Details)			Die Software muss Arbeitsabläufe unterstützen und automatisieren können
Kalender	x		Ist ein Datum bereits in der Software vermerkt (z.B. Ablauf eines Mandates, Gremiensitzung, etc.) muss die Software das Datum mit einem Link zu dem Objekt in einem integrierten Kalender anzeigen können.
Automatische Benachrichtigungen	x		Bei Datenänderungen muss die Software vollautomatisch eMails an Verantwortliche schicken können. Die Verantwortlichen müssen sich aus den Daten herleiten lassen (flexibel).
Terminerinnerungen	x		An kommende Termine muss (neben der Kalenderfunktion) auch vollautomatisch per eMail erinnert werden können.
Workflow	x		Die genannten Technologien müssen sich zu Workflow-Ketten verbinden lassen können
Anzeigebedingung (Workflow)	x		Felder im System müssen abhängig von (Workflow-)Stati anzeigbar sein.