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| Beteiligungsverwaltung Hauptfunktionen | | | |
| Historienführung | x | | Die Software muss automatisch bei jeder Dateneingabe eine Änderungshistorie aufbauen. Alte Daten sollen dabei nicht verworfen, sondern in der Vergangenheit bewahrt bleiben. |
| Zeitreisen | x | | Durch Eingabe eines zentralen Stichtag-Datums muss das System an den angegebenen Zeitpunkt reisen und danach alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen. Das muss für den gesamten Inhalt, Daten und Dokumente gelten und auch für das Berichtswesen zur Verfügung stehen. |
| Korrigierbarkeit | x | | Alle Einträge müssen jederzeit - auch historisch nachwirkend - korrigierbar sein. |
| Revisions-Historie | x | | Trotz der Korrigierbarkeit muss eine zusätzliche Historie alle Datenänderungen (auch nachträglich korrigierte) in einem unveränderlichen Protokoll mitführen (Nachvollziehbarkeit) |
| Multi-User-Fähigkeit | x | | Mehrere Personen müssen gleichzeitig und unabhängig voneinander an dem System arbeiten können. |
| Benachrichtigungssystem | | x | Es muss möglich sein, Benutzer bei Datenänderungen im System automatisch per eMail informieren zu lassen |
| Berechtigungssystem | x | | Den Usern müssen mit einem Rollen-Konzept Rechte zur Ansicht, Neuanlage, Änderung und Löschung von Daten gegeben oder entzogen werden können. |
| Druckbarkeit | | x | Jede Bildschirmseite sollte sinnvoll druckbar sein |
| Exportmöglichkeit | x | | Das System sollte eine komfortable Möglichkeit besitzen, Datenlisten zusammen zu stellen und für die Verwendung in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren. |
| Reporting | x | | Neben dem Export muss das System eine Unterstützung für ein Standard-Reporting bieten. Notwendig ist die Möglichkeit, fest vorgegebene Berichte auf Knopfdruck zu erzeugen und als PDF abzuspeichern |
| Dokumentenverwaltung | x | | Das System muss eine integrierte Möglichkeit anbieten, neben den Daten auch die gesellschaftsrechtlich relevanten Dokumente zu erwalten. |
| Grafikerzeugung | x | | In der Beteiligungsverwaltung muss es möglich sein, auf einfache Weise Konzerngrafiken (Konzernspinne) zu erzeugen und bei Änderungen am Beteiligungsgeflecht zu aktualisieren. |
| Beteiligungsbericht | x | | Das System muss den vollständigen Beteiligungsbericht inkl. aller Kapitel und grafischer Elemente als PDF auf Knopfdruck erzeugen. Nacharbeit darf nicht nötig sein. |
| Inbox | | x | Das System sollte über eine Nachrichtenfunktion verfügen, mit der User untereinander kommunizieren können. |
| Vorschlagswesen | | x | Es sollte möglich sein, Usern keine direkte Schreibmöglichkeit im System zu geben, sondern nur die Möglichkeit Datenänderungen vorzuschlagen. Die Änderungen sollen erst durch eine Freigabe von einem anderen User (mit Schreibrecht) in der Datenbank wirksam werden. Das System muss über eine Massenfreigabe verfügen (Viele Vorschläge mit einem Mausklick annehmen) |
| Verteilbarkeit | | x | Das System muss technisch sowohl bei den Haupt-Usern im Referat, als auch zu Usern bei Tochtergesellschaften verteilt werden können. |
| Anpassbarkeit | x | | Das System muss vom geschulten Anwender jederzeit um neue Felder erweiterbar sein. Bestehende Felder müssen verändert und gelöscht werden können. |
| Erweiterbarkeit | x | | Die Anpassbarkeit muss über reine Änderungen hinaus gehen. Möglich sein muss eine freie Erweiterung um komplett neue Datenbereiche mit beliebigen Feldinhalten, mit inhaltlichen (Vergleich), mathematischen (Formel-Berechnungen) und logischen (if-then...) Bezügen zu den bestehenden und neuen Daten. |
| Zertifizierung | | x | Die Software sollte von einem Wirtschaftsprüfer zertifiziert worden sein. |
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| Gesellschaften | | | |
| allgemeinen Stammdaten der Gesellschaft | x | | Stammdaten müssen historisiert verwaltet werden und jederzeit erweiterbar / änderbar sein |
| Adressen (Eingetragener Sitz, Postanschrift, etc.) | x | | Mehrere Adressen gleichzeitig je Gesellschaft |
| Mandaten und Gremien der Gesellschaft | x | | Gremien müssen der Gesellschaft zugeordnet sein, Mandate dem Gremium |
| Bankkonten und -vollmachten | | x | Mehrere Bankkonten je Gesellschaft, mehrere Vollmachten von Personen je Bankkonto |
| Beziehungen zwischen Gesellschaften und Personen (Wirtschaftsprüfer, Prokurist, etc.) | x | | Neben den bekannten Beziehungen (Anteil, Quoten, Verträge, etc.) müssen noch beliebige weitere Beziehungen abbildbar sein. |
| Standorten (Permanente Betriebsstätten, Werke, Niederlassungen etc.) | | x | Je Gesellschaft müssen mehrere Standorte, je Standort gleichzeitig mehrere Gesellschaften pflegbar sein |
| Beteiligungsverhältnissen (Direkte/indirekte Beteiligungsquoten) | x | | Quoten müssen automatisch errechnet werden |
| Kapitalstruktur (Kapitalausstattung einer Gesellschaft) | x | | Die Kapitalausstattung von Gesellschaften muss gesellschaftsrechtlich korrekt, also mit mehreren Kapitalbestandteilen und mehreren Buchungskategorien abbildbar sein. |
| Bürgschaften | | x | Bürgschaften müssen als Beziehungen mit drei Teilnehmern , und zwar (1) den die Verbindlichkeiten tragenden Hauptschuldner, (2) den für die Verbindlichkeit haftenden Bürgen und (3) den Gläubiger der Verbindlichkeit abbildbar sein. |
| Konsolidierungsrelevante Informationen | | x | wenn möglich importierbar aus ERP-System |
| Steuerliche Daten (Organschaften, Steuernummern, etc.) | | x | auch für die Verwendung in den steuerlichen Meldungen |
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| Personen | | | |
| allgemeinen Stammdaten der Person | x | | Historisiert und erweiterbar. Namenswechsel dürfen nicht zu einer Fragmentierung der Historie führen |
| Adressen (Postanschrift, Privatadresse etc.) | x | | Pflege und Ansicht muss getrennt zu berechtigen sein |
| Mandaten (Gremien) der Person | x | | Die Liste der Mandate muss sich automatisch aus dem System ergeben (Filter aller im System hinterlegten Mandate auf Zeitpunkt und Person) |
| Beziehungen zwischen Personen und Gesellschaften | x | | Alle Arten von Beziehungen sollten sich - ähnlich der Mandate - hinterlegen lassen |
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| Anteile | | | |
| einzelner Anteile (Automatische Addition der Werte) | x | | Neben der Quotenberechnung muss auch ein Addition von mehreren parallelen Anteilen umgesetzt sein |
| Anteilsverläufen | x | | Veränderungen an Anteilen - auch durch Eingabe expliziter Geschäftsvorfälle - müssen sauber in der Historie erkennbar sein. |
| Beteiligungsverhältnissen (Direkte/indirekte Beteiligungsquoten) bspw. von Kapitalanteilen abweichende Stimmanteile | x | | Quotenberechnung nach verschiedenen Rechtsvorschriften (nicht nur durchgerechnet) |
| Gesellschafterstrukturen | | x | Der "Blick nach oben" in Richtung auf "wer hält mich?" muss sich anhand von Anteilen und Quoten ebenso automatisch ergeben wie der "Blick nach unten" in Richtung auf "wen halte ich?". |
| Beteiligungswerte (Buchwerte, Aufwände, Erträge, etc.) | x | | Werte müssen auf der Basis von Anteilen verwaltet werden (in Anteilen steckt die Investition) |
| Anteilen in Form einer Konzernspinne etc. (jederzeit auf Knopfdruck erzeugbar) | x | | Konzerngrafiken müssen mit wenigen Mausklicks erzeugbar sein. Wichtig: Bei händischen Nachbearbeitungen muss die Ansortierung der Unternehmen / Unternehmensgruppen automatisch optimiert werden können. |
| Anteilen von Personen und Unternehmen | x | | Anteile müssen auch von natürlichen Personen gehalten werden können. |
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| Quoten | | | |
| Vollautomatische Errechnung von Quoten nach mehreren Vorschriften inkl. Historie (HGB, IFRS, KWG, AWV etc.) | x | | Die Software ermittelt vollautomatisch die Beteiligungsquoten zwischen zwei Unternehmen bzw. einer Person und einem Unternehmen, und zwar sowohl unmittelbare Quoten (Mutter > Tochter) als auch mittelbare (Mutter > Urenkel oder auch Tochter > Urenkel). Quote ist allerdings nicht gleich Quote, da unterschiedliche Vorschriften (HGB, AWV, KWG, ...) insbesondere mit der Definition der Muttereigenschaft und damit der Frage, wie mittelbare Anteile zuzurechnen sind, recht unterschiedlich umgehen. Daher ermittelt die Software für jede Halter-Emittenten-Beziehung die Quoten nach den unterschiedlichsten Rechtsvorschriften. |
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| Weitere, eigenständige Inhalte | | x | |
| Verträge | x | | Verträge, die gesellschaftsrechtliche Relevanz und Auswirkung haben (Beherrschungsvertrag, etc.) müssen verwaltet, und bei der Quotenberechnung berücksichtigt werden können. |
| Gremien / Organe | x | | Es sollten nur die rechtlich zulässigen Gremien je Rechtsform pflegbar sein können |
| Mandate | x | | Mandate sollten als Liste automatisch beim Gremium und bei der natürlichen Person erscheinen und exportierbar sein (Mandatebericht) |
| Abschlüsse | | x | Abschlussdaten sollten aus anderen Systemen oder aus CSV-Tabellen importierbar sein. |
| Leistungsverflechtungen | x | | Weitere Beziehungen wie beispielsweise Leistungsverflechtungen müssen in der Datenbank anlegbar sein. |
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| Historienführung (Details) | | | |
| Historische Suche mit Exportmöglichkeit | x | | Es muss eine Suchmöglichkeit nach "Änderungsvorgängen" innerhalb der Datenbank geben |
| Lückenloser Nachweis von Änderungen | x | | Die Historie muss einen lückenlosen Änderungsverlauf garantieren, auch wenn im Nachhinein historische Richtigstellungen in die Historie eingepflegt wurden. |
| Änderungshistorie (Tracking-Log) | x | | Neben der änderbaren (Fehlerbereinigung) Historie muss es in der Datenbank noch eine unveränderbare Historie aller Vorgänge geben, die die Revisionssicherheit garantiert. |
| Automatische Historienführung in jedem Feld | x | | Alle Felder müssen in die Historisierung einbezogen sein (ohne Ausnahme) |
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| Dokumente (Details) | | | |
| Ablage von Dokumenten im System zu Gesellschaften, Personen, Mandaten etc. | x | | Dokumente müssen zusammen mit den Daten verwaltet werden um die Suche nach Dokumenten zu vereinfachen. Es müssen alle Arten von Dokumenten in der Datenbank ablegbar sein. |
| Dokumente (genau wie Daten) voll historisch verwaltet | x | | Dokumente müssen der gleichen Historienlogik wie die übrigen Daten unterliegen um "Zeitreisen" zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Historie zu ermöglichen. Bei Zeitreisen müssen dem User alle Daten und Dokumente im gleichen historischen Gesamtkontext dargestellt werden (Voraussetzung für historisierende Datenpflege) |
| Klassifizierung von Dokumenten nach Dokumenttyp (Satzung, Protokoll, EAV etc.) | x | | Dokumente müssen mit erweiterten Klassifizierungskriterien abgelegt werden können |
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| Collaboration(Details) | | | Die Software muss Arbeitsabläufe unterstützen und automatisieren können |
| Kalender | x | | Ist ein Datum bereits in der Software vermerkt (z.B. Ablauf eines Mandates, Gremiensitzung, etc.) muss die Software das Datum mit einem Link zu dem Objekt in einem integrierten Kalender anzeigen können. |
| Automatische Benachrichtigungen | x | | Bei Datenänderungen muss die Software vollautomatisch eMails an Verantwortliche schicken können. Die Verantwortlichen müssen sich aus den Daten herleiten lassen (flexibel). |
| Terminerinnerungen | x | | An kommende Termine muss (neben der Kalenderfunktion) auch vollautomatisch per eMail erinnert werden können. |
| Workflow | x | | Die genannten Technologien müssen sich zu Workflow-Ketten verbinden lassen können |
| Anzeigebedingung (Workflow) | x | | Felder im System müssen abhängig von (Workflow-)Stati anzeigbar sein. |